Authentifier les créateurs d’un document… Suivre le parcours d’un fichier au sein de l’entreprise… En conserver une copie durant des dizaines d’années et la restituer rapidement… Ces actions relèvent toutes de la traçabilité des documents, un domaine qui devrait s’affirmer dans les prochaines années comme un enjeu majeur pour les entreprises au même titre que la sécurité des données.Au carrefour des questions d’organisation dans l’entreprise, de droit, de système d’information et de sécurité, la traçabilité répond au besoin de se prémunir des risques tant internes (un conflit avec un employé par exemple) qu’externes (un contentieux avec un client, une autorité de tutelle, une institution publique).” La sécurité reste toujours en toile de fond de la traçabilité. L’entreprise doit par exemple être capable de justifier une opération vis-à-vis de ses clients “, confirme Bernard Debauche, PDG d’Akazi Technologies, un éditeur de progiciels spécialisé dans l’informatisation des processus d’entreprise.Du point de vue juridique, ” les entreprises se posent en général deux types de questions : quelle est la durée légale de conservation des documents ? Le format électronique est-il suffisant en matière de preuve, en cas de litige ? “, résume Pascal Kamina, avocat au sein du cabinet Bersay & Associés.
GED, workflow et authentification électronique
” Au plan informatique, la traçabilité se concrétise par deux grandes technologies : la gestion électronique du document (GED), qui concerne plus l’aspect statique du document ; et le workflow, chargé du cheminement de ce document dans l’entreprise “, résume Maurice Pitel, responsable avant vente d’Akazi. A ces deux ensembles, il convient d’ajouter toutes les techniques de signature et d’authentification électroniques.Pour les entreprises, l’information numérisée présente plusieurs avantages, comparée au document papier : elle peut véhiculer des précisions sur sa nature (date de création et auteur du document, destinataire, modifications de la source, circuit de validation), à condition toutefois d’associer des mécanismes de signature, de chiffrement et de conservation.“La numérisation représente une facilité, même si la référence reste l’original papier “, tempère Maurice Pitel. D’autant que, selon Akazi, 20 à 25 % du coût total de la dématérialisation d’un document est imputable aux certificats d’authentification.Si le terme de traçabilité s’est généralisé et banalisé, le processus et les technologies associées sont donc encore clairement réservés aux grands comptes, seuls capables de mettre en oeuvre des projets qui conjuguent de lourds investissements en matière d’organisation, de conduite du changement et de technologies informatiques.
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