Chez Aquitem, spécialiste du développement de progiciels pour les parfumeries, le passage aux 35 heures s’est concrétisé par une gestion des horaires individuelle plutôt que collective. La synchronisation manuelle des agendas est vite devenue impossible. “Nous ne connaissions pas toujours la disponibilité de chacun. Difficile dans ces conditions d’optimiser le planning de nos interventions. Nous avons donc profité des obligations légales des 35 heures pour repenser notre gestion des ressources humaines et améliorer le suivi de notre planning”, explique Jean-Pierre Cassagne, responsable des ressources humaines chez Aquitem.
Une tour de contrôle
Pour la direction, il était impensable de mettre en place des badgeuses, perçues comme des outils d’un autre temps. Aquitem opte donc pour la transparence et choisit de créer un intranet RH en self-service. C’est le logiciel Tooltime.net d’Atooltime qui est retenu. Chaque matin, les salariés déclarent leur présence sur l’intranet. Lorsqu’ils partent en mission ou quittent le bureau, ils font de même. “Tooltime.net est vite devenu la tour de contrôle de l’entreprise”, constate Jean-Pierre Cassagne. Les informations sont centralisées sur un serveur IIS, qui met à jour en permanence l’agenda de chaque salarié et de chaque département et prend en compte les informations purement légales. Cette logique permet à chaque collaborateur de consulter un tableau de bord personnel – solde de congés et RTT, temps travaillé, etc. -, ainsi que l’agenda global de son équipe – rendez-vous des collaborateurs, congés validés au sein du service, demandes de congés en cours, etc.“La transparence responsabilise les salariés qui prennent en compte l’ensemble des paramètres et arbitrent eux-mêmes les dates de leurs vacances”, analyse Jean-Pierre Cassagne. Lorsque la demande de congé arrive au département des ressources humaines, le travail d’analyse a déjà été fait aux différents stades du workflow de validation. L’ensemble des données du planning qui ont une incidence sur la paie – horaires, congés, absences, etc. -, sont stockées et agrégées pour faciliter la création d’un fichier de paramètres destiné à la gestion de la paie. Au final, “notre intranet RH représente bien plus qu’un simple outil de contrôle imposé par les contraintes légales. Il nous permet d’économiser du temps sur les tâches administratives et de jouer la transparence vis-à-vis de nos collaborateurs”, conclut Jean-Pierre Cassagne. Aquitem a également noté une forte diminution des recoupements d’emplois du temps. “Nos clients sont les premiers à en bénéficier”, ajoute-t-il.
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