Nous cherchons à éliminer la bureaucratie interne, notamment en automatisant ou en externalisant les processus de gestion qui ne sont pas directement liés à notre métier.” Ce credo, Bruno Zuccaro, directeur des systèmes d’information du groupe textile Benetton, le met en ?”uvre avec persévérance. Progressivement, les usages de l’intranet de l’entreprise italienne sont déclinés à l’envi. Déjà, le réseau abrite tout le circuit de demande de congés du personnel, soit environ trois mille cinq cents personnes.Cette année, Bruno Zuccaro a automatisé le traitement des notes de frais. Ici, son objectif est de minimiser les mouvements d’argent liquide et de réduire le nombre de formulaires. Benetton, qui traite ainsi des milliers de bordereaux chaque année, a évalué le coût de traitement unitaire d’une dépense à 40 000 lires, soit environ 120 francs. C’est beaucoup trop ! Du coup, le groupe a cherché une solution logicielle et s’est finalement inspiré de ce qui se fait dans certaines multinationales. “Nous voulions un service, et non un logiciel dont la licence coûte cher, assure Bruno Zuccaro. Nous avons donc proposé à Ventura Technologies, qui importe la solution logicielle de Captura en Italie, de se transformer en hébergeur d’applications.”Concrètement, tout employé italien partant en mission remplit un formulaire et le complète depuis son micro. La demande est transmise à son responsable qui la valide sur son propre poste de travail. L’agence de voyage reçoit le message et effectue les réservations. Les dépenses supplémentaires engagées lors de la mission sont payées avec une carte de crédit. A son retour, l’employé reprend le bordereau, sur lequel il indique, en face de chaque dépense, si elle est professionnelle ou privée. Les frais engagés pour la mission, une fois approuvés par son responsable, lui sont directement remboursés sur son compte en banque.Aujourd’hui, l’application en est au stade de pilote pour une cinquantaine de personnes, mais elle sera rapidement étendue aux mille salariés du siège en Italie dès la fin de l’année. A terme, tous les employés amenés à voyager y auront accès, soit près de trois mille personnes. Benetton espère ainsi diviser par deux le coût de traitement d’une dépense. “Mais nous voulons surtout supprimer la bureaucratie et simplifier les processus”, insiste Bruno Zuccaro. Après avoir déjà abrité la gestion des congés, l’intranet sera mis à profit pour automatiser les achats de fournitures de bureau.
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