En planifiant un projet sur Intelligent Planner, nous nous sommes aperçus, un mois avant le démarrage, que l’équipe prévue était sous-dimensionnée. Nous avons pu demander à la SSII de doubler l’effectif initial juste avant les vacances d’été “, lance Jean-François Thuilliez, responsable méthodes et outils chez Kiabi. Cela fait maintenant huit mois qu’il utilise le logiciel du français Augeo (ex-Planview) pour la planification – entre autres, l’intégration d’un PGI (progiciel de gestion intégré) – et trois ans pour le suivi hebdomadaire des projets informatiques. Avec succès. “Avec PSN6, nous avons géré, à la minute près, le chemin critique et l’enchaînement de tâches lorsqu’il a fallu basculer notre système informatique durant le week-end de l’Ascension “, renchérit Claude Muller, responsable de la cellule méthode du Crédit agricole de Provence-Côte d’Azur.
D’ailleurs, tous les projets informatiques sont planifiés avec l’outil distribué par Le Bihan & Cie. “Depuis deux ans que nous utilisons Project Views, d’Artemis, nous passons beaucoup moins de temps à constituer des tableaux de bord et à fournir des résultats. La maîtrise du temps consommé est plus facile “, complète Thomas Ourdas, responsable méthode et qualité de Système U Ouest… Devant tant de vertus, on se demande pourquoi toutes les entreprises n’utilisent pas de logiciels de gestion de projets ou, pis, pourquoi certaines reviennent en arrière au stade ” tableur chacun dans son coin “. “Tout simplement parce que ce genre d’outil est cher, lourd et lent à intégrer dans une direction informatique et que cela ne marche pas toujours “, constate un ex-utilisateur… “C’est aussi parce que, après avoir mis le paquet sur un projet stratégique avec une démarche qualité, le retour à un fonctionnement courant demande moins de formalisme”, ajoute Claude Muller, du Crédit agricole.
Le besoin prime
La première question à se poser est celle du besoin. “Les effectifs de l’équipe informatique de Système U Ouest ont plus que doublé en quatre ans, raconte Thomas Oudas. Ce qu’on arrivait à faire avec de nombreux ajustements manuels auparavant était devenu impossible avec une centaine de projets ouverts par an.”L’achat se justifierait également pour de très gros travaux qui mobilisent beaucoup de ressources ou une multitude de travaux qui impliquent de gérer des priorités. “Le suivi d’activité hebdomadaire ou mensuel et le reporting sont indispensables à la maintenance, aux développements et aux tâches difficilement planifiables, explique Claude Muller. Pour la planification des projets, nous agissons au cas par cas, selon leur complexité et leur durée.” Avant d’envisager l’achat d’un logiciel, il est impératif d’avoir déjà une organisation huilée et de s’appuyer sur une méthode de conduite de projet. “La nôtre est née de la rencontre de l’existant des trois caisses du Crédit agricole : un peu de Merise, un peu de SDMS et un peu de bon sens “, raconte Claude Muller. Cela se passera encore mieux si le reporting est déjà entré dans les m?”urs et si les procédures de saisie des temps sont bien maîtrisées. “Nous avions déjà une forte culture de gestion de tableaux de bord avec un suivi analytique des temps consommés, et nous étions déjà organisés par domaines fonctionnels, chacun étant segmenté en pôles maintenance et développement “, explique Thomas Ourdas, de Système U Ouest.
Autres conditions : préparer le terrain, c’est-à-dire communiquer à propos des objectifs et insister sur ce que chacun peut en tirer. “Sinon, les chefs de projets pourraient se sentir surveillés.” Après le choix du produit – de Project de Microsoft à la gamme Views d’Artemis, la palette est large -, vient l’installation. Le mot d’ordre est d’avancer à petit pas et de démarrer avec des fonctions simples dont on tirera des bénéfices immédiats. “Nous utilisons actuellement 5 à 10 % seulement des potentialités de l’outil de planification, nous irons progressivement vers des fonctions plus évoluées comme l’optimisation automatique des plannings pour lisser les courbes de charges “, explique le responsable méthodes de Kiabi. Tous insistent sur la nécessité d’une formation et d’un accompagnement soutenu afin que l’opération ne soit pas perçue comme une source supplémentaire de travail (et d’ennuis). Le Crédit agricole, par exemple, a mis en place un service spécifique, SOS outil de planification.
À ces recommandations, Thomas Ourdas, de Système U Ouest, ajoute en vrac : ” Il ne faut pas hésiter à se faire aider par les professionnels pour le paramétrage ; faire un test ; mesurer ce qui pourrait avoir un impact sur les organisations afin de prévenir les problèmes ; partir avec une équipe représentative de quelques personnes ; donner régulièrement une impulsion et, enfin, auditer ce qui a été fait à la fin des projets pour améliorer la méthode d’estimation de charges de développement. ” Pas facile, donc.
Un retour sur investissement qui n’est pas immédiat
Parmi les pièges à éviter : vouloir trop en faire. “Les plaquettes commerciales sont alléchantes et on peut croire que c’est facile de gérer un planning ou un budget, de sortir le compte rendu d’activité d’un groupe, de faire du nivellement avec l’algorithme proposé. Ce n’est pas si simple, ce qui prime avant tout c’est l’expertise du chef de projet “, insiste Claude Muller. Enfin, mieux vaut ne pas compter sur un retour sur investissement immédiat. “Ce sont de beaux outils, chers. Tout se joue sur le moyen terme “, conclut Thomas Ourdas, de Système U Ouest. Honnête, il avoue s’interroger sur la rentabilité de son module de planification dont l’ergonomie n’est pas des plus réussies.
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