Logiciel de caisse enregistreuse et mise aux normes de votre commerce

Quand on gère un commerce, il n’est pas possible d’utiliser n’importe quel logiciel de caisse. Celui-ci doit en effet avoir des certifications. Il doit ainsi respecter des critères lui permettant d’être considéré comme anti-fraude aux yeux de l’administration fiscale. Il doit aussi être en règle avec le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données).

Qu’est ce que la certification anti-fraude pour les logiciels de caisse enregistreuse ?

La certification anti-fraude existe depuis le 1 er janvier 2018. Elle n’est toutefois pas obligatoire pour toutes les entreprises.

Mais qui est concerné ?

Les entreprises concernées par cette obligation :
Sont soumises à TVA ;
Réalisent des ventes auprès de particuliers ;
Reçoivent des règlements en espèces.

Comment obtenir cette certification ?

Il existe deux façons pour un logiciel d’obtenir une certification anti-fraude :

Par auto-certification de l’éditeur. Celui-ci s’engage ainsi à mettre à disposition de ses clients un logiciel qui réponde aux critères demandés par l’administration fiscale ;
Par un organisme certificateur. Deux en France sont autorisés à certifier les logiciels de caisse :
- L’AFNOR avec la norme NF525 ;
- Le laboratoire national de métrologie et d’essais (LNE) avec le référentiel de certification des logiciels de caisse enregistreuse.

Quels sont les critères à respecter pour obtenir cette certification ?

Quatre critères doivent être respectés :

Inaltérabilité : il n’est pas possible de modifier les données d’origine
Sécurité : les informations présentes dans le logiciel sont sécurisées, via une signature électronique par exemple
Archivage : au moins un tous les ans
Conservation des données : pendant 6 ans.

Que risque une entreprise qui n’utilise pas un logiciel de caisse certifié ?

En cas d’utilisation d’un logiciel non certifié, l’entreprise encourt le paiement d’une amende de 7 500€. Elle aura alors 60 jours pour se mettre aux normes.

En quoi le logiciel de caisse certifié va t-il permettre de lutter contre les fraudes ?

Le logiciel de caisse non certifié peut permettre de réaliser deux types de fraudes :

Les fraudes à la TVA : l’entreprise ne déclarera pas l’intégralité de sa TVA collectée à l’administration fiscale
Les fraudes à l’impôt sur les bénéfices : l’entreprise réduira volontairement ses produits imposables et par conséquent son bénéfice et son impôt.
La certification va empêcher la possibilité de supprimer des ventes du système. Elle ne permettra par conséquent pas de réaliser des fraudes à la TVA ainsi que des fraudes à l’impôt.

Voir la fiche logiciel du premier logiciel certifié aux normes 2018 en France : cliquez ici.

Quelles autres règles le logiciel de caisse enregistreuse doit-il respecter ?

Il doit respecter le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données). Ces règles s’appliquent aux entreprises qui tiennent un fichier client. Le logiciel de caisse est donc impacté puisque c’est grâce à lui que les données seront recueillies et que la base de données va être tenue.

Plusieurs règles doivent être respectées :

L’objectif de la collecte, son responsable et la durée de conservation des données sont des informations transparentes qui devront être communiquées aux clients concernés s’ils le souhaitent
Les utilisateurs doivent également pouvoir avoir accès à tout moment à leurs données personnelles et en demander une rectification le cas échéant, voire une suppression pure et simple
Ils doivent avoir donné leur consentement renforcé lors de la collecte d’information
Toutes les données inactives depuis 3 ans doivent être supprimées du logiciel.

Si vous souhaitez plus d’informations, vous pouvez consulter cet article.