Défini par de nombreux analystes comme la porte d’entrée reliant le Web au système d’information, le portail Web d’entreprise reste un concept complexe et difficile à appréhender. Il existe, en pratique, autant de types de portails que d’entreprises ayant mis en ?”uvre ce concept.
Des portails pour les salariés et les clients
Les sociétés ont des besoins spécifiques, des choix d’organisation et des systèmes d’information différents, n’incluant ni les mêmes données ni les mêmes applications. Ainsi, selon les uns ou les autres, le portail sera plus axé vers la mise à disposition de contenus ou vers l’accès aux applications de l’entreprise.La cible du portail varie également : employés, clients, distributeurs, partenaires, etc. Or, les informations présentées diffèrent selon l’interlocuteur et la stratégie de l’entreprise. La comparaison des objectifs des portails créés récemment par de grandes sociétés, comme Dalkia, HP, la Macif ou PartnerRe, met en évidence cette diversité. “Notre nouveau portail B to C a été élaboré dans une optique complémentaire aux autres canaux de communication que sont le téléphone, le courrier ou la rencontre dans nos agences, précise Yannick Schmitz, directeur Internet de la Macif. Lorsque le sociétaire arrive sur notre portail, il doit avoir l’impression de pousser la porte de l’une de nos agences. Le même accueil et le même service personnalisés doivent lui être réservés.”D’autres portails sont orientés vers les salariés de l’entreprise, tel celui de HP. “La création de notre portail @HP a été décidée par Carly Fiorina [p.-d.g. de HP, NDLR] pour symboliser la réinvention de HP, souligne Philippe Rullaud, responsable des offres de solutions de portails de HP Consulting & Integration France. Chaque employé dispose de son environnement de travail personnalisé, et se trouve au centre des processus le concernant.”Enfin, des portails comme ceux de Dalkia ou de PartnerRe ont aussi pour but d’offrir des services à leurs clients. “Deux objectifs ont prévalu pour l’élaboration de notre portail e-Dalkia : disposer d’un outil permettant de promouvoir notre système qualité auprès de nos collaborateurs, et mettre à disposition de nos clients l’information métiers et les rapports des missions effectuées pour leur compte”, expose Gérard Russeil, directeur des systèmes d’information de Dalkia, numéro un mondial des services de fourniture d’énergie.“Notre portail relève d’un double dessein, indique David Kujas, responsable e-business de PartnerRe, l’un des leaders mondiaux du marché de la réassurance. D’une part, fournir à nos employés des outils appropriés à leurs tâches respectives ; d’autre part, délivrer à moyen terme, à nos clients et à nos courtiers, des services d’aide à la souscription.” Chaque création de portail est donc liée à des buts spécifiques, qui sont fonction du métier de l’entreprise et de son organisation tant humaine qu’informatique, entraînant un projet d’élaboration d’un portail unique.
Des infrastructures de base et des extensions
Il existe toutefois des caractéristiques communes à la majorité des portails, telles la découpe de l’écran en de multiples zones affichant des informations de différentes sources, la gestion des contenus et de leur personnalisation selon le profil des utilisateurs, l’authentification unique vis-à-vis des différentes applications reliées au portail, ou encore, l’administration déléguée des contenus par des non-informaticiens.Celles-ci sont prises en compte par les infrastructures de portail que proposent les éditeurs spécialistes du domaine que sont Plumtree, Epicentric ou Mediapps ; les éditeurs de progiciels de gestion tels que SAP et PeopleSoft ; ou encore, les éditeurs d’infrastructures logicielles comme BEA Systems ou IBM. Ces infrastructures offrent les fonctions de base d’un portail (gestion de contenu, personnalisation, authentification unique…), complétées par de nombreuses extensions utilisables selon les besoins, telles les extensions de gestion de la collaboration entre différents utilisateurs, les extensions prenant en charge le commerce électronique, et les extensions interfaçant les principaux progiciels de gestion.
La modularité des infrastructures
En outre, il est en général possible de remplacer la gestion de contenu fournie avec le produit par des outils provenant d’éditeurs tiers, tels Documentum ou Interwoven. Cette modularité des infrastructures de portail transforme celles-ci en boîtes à outils permettant de développer des interfaces homme-machine basées sur le Web. Elle autorise, en outre, les entreprises à déployer plus rapidement leurs portails, ce qui explique leur succès. “Dans un premier temps, nous avions adopté une démarche incluant de nombreux développements spécifiques. La lourdeur du travail à accomplir et la nécessité de déployer rapidement notre portail nous ont conduit à adopter une seconde approche, bâtie sur l’infrastructure de portail prête à l’emploi de Mediapps”, explique Gérard Russeil.La modularité des infrastructures de portail autorise également la construction des portails en plusieurs temps. “Nous avons d’abord mis en place la gestion des contenus dans les différents pays concernés par la création du portail ; nous avons ensuite connecté des applications de notre back-office au portail, en parallèle de la refonte de notre système d’information ; enfin, nous renforcerons les fonctions de notre portail, fin 2002, notamment vis-à-vis du partage de la connaissance et du workflow”, poursuit Gérard Russeil. Planifier plusieurs étapes permet aussi de préciser les objectifs visés, et de bien aligner le projet sur l’organisation, au moyen, par exemple, de pilotes testés par une petite quantité d’utilisateurs. Ces pilotes fourniront de nombreuses informations concernant la résistance au changement et la formation à mettre en place. Il ne faut pas oublier que le but premier de la création d’un portail est la valeur ajoutée pour ses utilisateurs, ce qui leur donnera le moyen d’être plus efficaces dans leurs activités. Un portail mal accepté par ses utilisateurs perd de l’intérêt. “La création de notre portail s’est effectuée en trois étapes, avec un pilote testé par une cinquantaine d’utilisateurs. Une première version déployée comportait la connexion aux applications métiers, et une deuxième version incluait la gestion de communautés tant internes qu’externes”, décrit David Kujas. De plus, étaler la construction d’un portail autorise un meilleur respect des priorités, ainsi qu’une plus juste maîtrise des technologies.Il convient, néanmoins, d’être prudent face aux diverses infrastructures de portail proposées sur le marché, toutes n’étant pas appropriées à tous les projets de création. La majorité de ces infrastructures de portail fonctionnent d’ailleurs au-dessus d’un serveur d’applications conforme au standard, de fait J2EE (Java 2 enterprise edition), à la suite de demandes insistantes des entreprises.
Une stratégie de déploiement itérative
“Il est nécessaire de consacrer des efforts importants à préparer l’adoption du portail par ses futurs utilisateurs. Pour cela, il ne faut pas hésiter à adopter une stratégie de déploiement itérative, reposant sur une interaction forte avec les utilisateurs finaux. C’est pourquoi, affirme Philippe Rullaud, l’agilité et la flexibilité d’une infrastructure de portail ouverte et basée sur des standards doivent être privilégiées.”“Le choix d’une infrastructure de portail assurant la gestion des contenus et de leur personnalisation, ainsi que la gestion des droits d’accès selon le profil des utilisateurs, représentait, selon nous, l’outil idéal pour créer notre portail, à condition de reposer sur des standards ouverts, déclare Yannick Schmitz. Lorsque nous avons recherché notre infrastructure de portail, nous avions fixé deux critères essentiels, à savoir la conformité avec le standard J2EE et l’absence de vision monolithique de la part de l’éditeur.”Adopter un serveur d’applications J2EE comme fondation de son portail permet de profiter de ses caractéristiques de montée en charge et de disponibilité. Cela autorise également une meilleure ouverture, gage important pour raccorder le portail à son environnement.Or, une infrastructure de portail est aussi, et surtout, une structure d’accueil pour de nombreuses extensions. Il faut pouvoir connecter facilement le portail à la solution de sécurité, à l’annuaire, à la solution de gestion de contenus, aux applications et aux bases de données déjà en place. Cela implique la compatibilité de l’infrastructure de portails avec d’autres standards : les protocoles standards du Web ; le langage XML (Extensible markup language), dans lequel de très nombreux contenus sont exprimés ; le protocole Soap et le langage de description de services WSDL autorisant l’accès aux services Web internes ou externes ; le protocole LDAP pour l’interfaçage des annuaires ; les standards liés à la sécurité (protocole Secure Socket Layer ou certificats X509), etc.Cette compatibilité avec des standards peut être incluse de manière native dans le c?”ur de l’infrastructure de portail, ou être fournie par un ensemble d’extensions proposées par son éditeur ou par les partenaires de ce dernier.
Attention à la dépendance envers les éditeurs
Quoi qu’il en soit, il n’est pas nécessaire de recourir à des développements spécifiques pour rendre l’infrastructure compatible avec ces standards. Actuellement, la conformité avec les standards s’arrête toutefois au niveau de l’infrastructure de base. Cela signifie qu’une extension créée pour une infrastructure de portail ne fonctionnera pas avec les autres infrastructures de portail. Il existera donc toujours une dépendance vis-à-vis de l’éditeur, nécessitant de faire appel à la maintenance et au support technique de ce dernier. Cette dépendance est très marquée pour des infrastructures qui ne sont pas totalement basées sur des standards.
Le développement des extensions, facilité
“Pour répondre aux besoins liés à nos métiers, nous devions raccorder à notre portail plusieurs applications métiers, une base de données juridique, ainsi que notre messagerie électronique Lotus Notes, rappelle David Kujas. Ayant retenu l’infrastructure de portail de Plumtree pour son aptitude à personnaliser les contenus, à monter en charge et à gérer diverses communautés, nous avons contacté cet éditeur pour obtenir un support concernant le raccordement de nos applications métiers au portail. Malheureusement, le support de Plumtree en Europe était à l’époque très insuffisant, ce qui nous a obligé à recourir à notre équipe projet, à New York, afin de profiter du support de Plumtree basé à San Francisco.”La dépendance vis-à-vis de l’éditeur est cependant moindre lorsque l’infrastructure de portail utilisée est basée sur des standards. Le développement des extensions s’en trouve facilité. “Le choix, début 2000, de l’infrastructure d’Epicentric pour le projet @HP constituait un risque important, car la plate-forme J2EE n’était pas encore largement employée, estime Philippe Rullaud. Avoir pris ces risques s’est révélé, au final, payant, car nous avons pu mener le projet en six mois, tout en connectant au portail notre annuaire, la solution de sécurité de Netegrity, nos progiciels de gestion, etc.”Le catalogue d’extensions proposé par l’éditeur de l’infrastructure de portail retenue reste, malgré tout, un critère de choix essentiel pour éviter les développements spécifiques. Cette situation pourrait bien évoluer dans les prochaines années. En effet, dans le cadre de la standardisation de la plate-forme J2EE, il existe un groupe de travail chargé de standardiser l’interface entre les extensions et les infrastructures de portail.De plus, parallèlement à cette standardisation, l’arrivée des services Web simplifiera très fortement la complexité de connexion des données et des applications existantes. Certaines grandes entreprises ont même décidé de standardiser l’emploi des services Web pour cette connexion. Le développement des extensions se réduit alors à créer l’interface HTML invoquant chaque service Web et affichant les informations fournies. D’autant que les principaux éditeurs agissant dans ce domaine ont rendu leurs infrastructures de portail compatibles avec les standards de base des services Web que sont Soap et WSDL.
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