La réduction du temps de travail (RTT), réglementée par les lois Robien et Aubry, est l’occasion pour les entreprises de remettre à plat les méthodes d’organisation et de gestion du personnel. Mais réunir les bonnes ressources au bon moment n’est pas toujours facile. “Auparavant, nous établissions les emplois du temps de nos 90 employés à l’aide d’un tableur et c’était déjà difficile. Le passage aux 35 heures est venu compliquer un peu plus la tâche “, confirme Michèle Garrot, directrice des pressings 5 à Sec, (seize magasins à Paris et à Dijon ; 30 millions de francs, 4,57 millions d’euros, de chiffre d’affaires). Première difficulté : mesurer les temps de travail collectif et individuel, et calculer les dépassements d’horaires dans le cadre des accords de la RTT. Seconde difficulté : planifier le temps de travail individuel et collectif en fonction des compétences du personnel et des besoins de l’entreprise.
Des logiciels de planning pour gérer les contraintes
Les éditeurs se sont emparés du marché et proposent aujourd’hui des outils spécifiques pour aider les entreprises : modules de PGI adaptés à la gestion des ressources humaines, logiciels de gestion du temps couplés avec des pointeuses, logiciels spécialisés dans la planification. Parmi ces derniers, les logiciels de programmation par contrainte proposent le plus de fonctions. Ils permettent de concevoir et d’élaborer, a priori, des emplois du temps optimisés.
“Les logiciels de planification qui ne proposent pas de programmation ne présentent pas d’intérêt”, remarque Jo’l Amelot, directeur du personnel de Photo Service (1 800 personnes ; 1 milliard de francs, 0,15 milliard d’euros, de chiffre d’affaires). “Nous avons mis en place un accord portant sur 15 % de RTT, soit 33 heures et neuf minutes de travail hebdomadaire. C’est un accord annuel, avec 39 semaines de 4 jours et 13 semaines de 5 jours. Au 15 décembre, nous devons déterminer les semaines de l’année suivante qui seront travaillées 5 jours. Pour appliquer l’accord comme nous le souhaitons, il est indispensable d’avoir une projection annuelle. Et nous ne pouvons la faire sans un outil informatique adéquat, en l’occurrence celui de Temposoft”, poursuit-il. Outre le cadre légal de la loi (par exemple, une personne ne doit pas venir travailler moins de trois heures par jour) et les spécificités liées aux accords de l’entreprise, ces outils permettent également d’intégrer les flux d’activités.
“Dans les centres d’appels, les contraintes de gestion du temps sont particulières. Le flux d’appels n’est constant, ni dans la journée, ni dans la semaine, ni dans le mois. Il faut pouvoir garder une certaine souplesse, tout en restant dans l’esprit de la loi “, explique Christophe Collignon, directeur opérationnel du centre d’appels à vocation technologique IMA Technologies (50 personnes ; 40 millions de francs, 6, 1 millions d’euros, de chiffre d’affaires). L’entreprise créée en mai 1999, a commencé son activité en appliquant la loi Robien. Dès le départ, IMA Technologies s’est équipé de Planex@, l’outil d’aide à la planification de Holy-Dis. “Ce logiciel présente deux avantages : d’une part, il se nourrit de l’expérience et de la prévision des flux d’appels, d’autre part, il prend en compte les contraintes législatives mais aussi personnelles, comme les formations “, poursuit Christophe Collignon. “Nous nous engageons à respecter les préférences de jours de repos et à ce que chaque personne ait deux jours d’arrêt consécutifs. Sans le logiciel, c’est impossible”, assure Jo’l Amelot. De son côté, Michèle Garrot a équipé son entreprise du logiciel édité par Manatom. “Pouvoir travailler sur tous les historiques de flux est un réel avantage”, souligne-t-elle.
Personnaliser les interfaces selon son métier
Chez Photo Service, le planning est essentiellement réalisé à la main. Pour l’instant, trois magasins sont équipés du logiciel de Temposoft, qui sera bientôt installé dans quatorze autres boutiques. Le produit est testé et modifié par rapport à la réaction des gens. Dès la mi-mars, l’ensemble des sites l’utilisera. “Certes, la gestion manuelle ne nous permet pas de respecter, comme nous le souhaiterions, les règles d’équité entre les personnes. Mais il est indispensable de pouvoir personnaliser le logiciel un minimum, notamment par rapport à notre vocabulaire spécifique”, explique Jo’l Amelot. Le logiciel est installé sur les serveurs IBM des magasins. L’essentiel des paramétrages se fait sur le serveur, mais les responsables gardent la main sur certains d’entre eux. Par exemple, les temps de maintenance sur les appareils des magasins sont appréciés à la convenance de chacun. Les paramétrages initiaux sont assez longs. L’utilisation quotidienne, comme l’intégration des contraintes, est ensuite relativement facile. “Après une formation de trois à quatre jours, il faut compter une semaine pour la prise en main”, note Christophe Collignon.
Outre la souplesse de la planification et le respect des accords d’entreprise dans l’équité, le gain de temps dans la réalisation des emplois du temps est également indéniable. Chez Photo Service, l’établissement des plannings dure en moyenne une heure et demie par responsable. Avec la généralisation de Temposoft, elle devrait chuter à 30 minutes. Avec Manatom, Michèle Garrot gagne quatre jours par mois. Pour IMA Technologies, une journée suffit pour établir les plannings mensuels à l’aide de Planex@. Quant aux coûts, ils varient de 25 000 à 50 000 F (3 811 à 7 622 ?), selon les offres. Celles-ci sont encore essentiellement monopostes, même si la plupart des éditeurs étudient des solutions client-serveur ou intranet. Le coût peut para”tre relativement élevé, mais il est, selon nos témoins, raisonnable eu égard aux services rendus. “Ces outils permettent de gérer au minimum une vingtaine de personnes. Ils conviennent aussi lorsque l’on a des contraintes particulièrement fortes “, conclut Christophe Collignon.
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