Réservée jusqu’à présent à un usage interne à la société, l’application de gestion électronique de documents par Internet-intranet de Xerox est désormais commercialisée sous l’appellation DocuShare 2. 2. Construit autour d’une base de données objet propriétaire qui accueille les documents, le logiciel gère et indexe plus de 100 formats de fichiers différents et plus particulièrement ceux utilisés par les applications bureautiques du marché, sans négliger les documents son, vidéo et graphiques. Un moteur de recherche multicritère maison permet de retrouver les fichiers répondant aux critères définis par l’utilisateur. En ce qui concerne le poste client, les documents sont accessibles au travers d’une arborescence de répertoires présentée dans une page HTML, elle-même envoyée par le serveur DocuShare.Bien sûr, l’utilisateur doit disposer en local des applications capables d’ouvrir les fichiers qu’il rapatrie sur son poste. Une contrainte pratique que Xerox contourne partiellement en proposant une fonction de traduction de textes en ligne, de leur format d’origine au format HTML. Parallèlement, la mise en ?”uvre de la technologie WebDAV (Web Distributed Authoring and Versioning) étend la portée de DocuShare en lui permettant de gérer les évolutions d’un même document et de garder la trace des différents utilisateurs.
Une console d’administration disponible en ligne
Si l’administrateur utilise la même page d’accueil que les utilisateurs, il dispose cependant de plusieurs options qui lui sont propres (dont la publication ou la suppression de documents dans la base), offertes par une applet Java. Celle-ci, automatiquement téléchargée sur les postes clients (sous réserve de disposer des droits suffisants), permet aux chefs de service de gérer le système au quotidien. DocuShare possède son propre système d’identification et de sécurité qui reposera, dans un proche avenir, sur un annuaire LDAD.
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