Rechercher des informations

Exploitez la fonction rechercher/remplacer

C’est le B.A.BA de la recherche. Vous recherchez, par exemple, les films dont le nom contient diamant. Sélectionnez la colonne A (Titres). Activez le menu Accueil et cliquez sur Rechercher et sélectionner, puis sur Rechercher. Tapez diamant et cliquez sur Suivant. Le premier titre contenant ce terme est sélectionné. Pour balayer tous les autres, cliquez sur Suivant. La recherche ne tient pas compte des majuscules : si vous cherchez Diamant, vous trouverez aussi DIAMANT. En revanche, les lettres accentuées sont prises en compte (en cherchant foret, vous ne trouverez pas forêt).

Utilisez le formulaire

Le formulaire que vous avez activé puis utilisé au chapitre précédent ne sert pas qu’à ajouter ou modifier des fiches : il permet aussi d’en trouver. Prenons l’exemple suivant : vous cherchez les films durant plus de deux heures (120 minutes) et réalisés après 1998. Cliquez sur le bouton Formulaire dans la barre d’outils Accès rapide. Quand le formulaire est affiché, cliquez sur Critères. Dans le champ Durée, tapez >120 et, dans le champ Année, tapez >1998. Appuyez sur Entrée. Excel affiche (si elle existe) la première fiche qui répond à vos critères. Pour ‘ balayer ‘ les réponses, utilisez les boutons Précédente et Suivante, mais pas la barre de défilement car, dans ce cas, ce sont toutes les fiches de la base qui défileront.

Utilisez les filtres simples

Les requêtes faites avec un formulaire sont assez rudimentaires. En gros, elles ne sont efficaces qu’avec des comparaisons numériques. Pas moyen, par exemple, de chercher les films avec un acteur précis, surtout si ce dernier est au milieu de la liste de distribution. Pour cela, vous allez utiliser les filtres automatiques. Activez le menu Données et cliquez sur le bouton Filtrer. Un petit triangle noir apparaît dans chaque en-tête de champ (un autre clic sur le même bouton les fait tous disparaître). Pour reprendre l’exemple traité au paragraphe précédent (films de plus de 120 minutes produits après 1998), cliquez sur le triangle placé dans le champ Durée et choisissez Filtres numériques, Supérieur à. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez 120 à droite de ‘ est supérieure à… ‘ et validez. Vous constatez que le petit triangle dans le bouton Durée a changé : il représente maintenant un petit filtre. Cela vous permet de savoir que les données de cette colonne sont filtrées. En d’autres termes : que la base n’est plus affichée en totalité. Pour la même raison, les numéros de lignes, à gauche de l’écran, sont bleutés. Procédez de même pour ne retenir que les films dont le champ Année contient une valeur supérieure à 1998. Chaque fois que vous posez un filtre sur un champ, ce filtre s’ajoute à ceux déjà en place. Ces filtres jouent donc un rôle cumulatif, ce qui vous permet d’affiner petit à petit votre recherche en ajoutant des critères afin de diminuer progressivement le nombre de réponses.

Combinez les critères

Comment chercher les films avec Audrey Tautou. Cliquez sur le triangle placé dans le champ Distribution et choisissez Filtres textuels (Excel a reconnu que ce champ contenait du texte et non des nombres) et choisissez Contient. Saisissez Tautou et validez par OK. Vous pouvez, dans le champ de saisie des critères, ajouter d’autres termes, par exemple Tautou ET Villeret, ou Tautou OU Auteuil. Dans les champs de critères, comme dans les formulaires, les majuscules sont ignorées, mais pas les caractères accentués.

Recherchez les doublons

Pouvez-vous affirmer que vous n’avez jamais saisi en double (voire en triple !) certaines fiches de votre base ? Probablement non. Pour le savoir, utilisez l’outil Recherche de doublons, une autre nouveauté d’Excel 2007. Sélection?” nez n’importe quelle cellule de votre base, activez le menu Données et cliquez sur Recherche de doublons. Sélectionnez ensuite les champs sur lesquels porte votre recherche. Attention : si vous les cochez tous, Excel ne signalera, comme doublons, que les fiches strictement identiques, à la virgule près. Mieux vaut ne cocher que les champs significatifs (par exemple Titre, Réalisateur). Enfin, cliquez sur OK. Les fiches en double sont automatiquement effacées.

Utilisez un champ de critères simple

Pour des besoins plus pointus (par exemple recherche de trois acteurs), nous vous conseillons d’employer des champs de critères (nous les réutiliserons dans le chapitre suivant, consacré aux calculs). Prenons un exemple : un client cherche les films dans lesquels ont joué un ou plusieurs de ses acteurs préférés : Jean Gabin, Bruce Willis ou Sabine Azéma. Ouvrez une feuille supplémentaire dans votre classeur (ou utilisez celle que vous avez ajoutée pour y saisir les listes). Dans un emplacement vierge, saisissez Distribution (ce doit être le nom exact du champ sur lequel porte votre recherche). En dessous, tapez successivement *Gabin*, *Willis* et *Azéma* dans trois cellules. Remarquez que chaque nom est encadré par des étoiles (nous y reviendrons). Donnez à ces quatre cellules le nom MesCritères (sans espace). Revenez à la feuille Titres, sélectionnez une cellule quelconque du champ Distribution et cliquez sur le bouton Avancé (à droite du bouton Trier). Ne modifiez pas le contenu du champ Plages, cliquez dans le champ Zone de critères et appuyez sur la touche F3. Dans la liste des noms de champs, cliquez sur MesCritères puis deux fois sur OK. Avec notre base d’exemple ?” si vous ne l’avez pas modifiée ?” vous devriez trouver 31 films (le nombre de résultats est affiché en bas). La zone de critère fonctionne de la façon suivante : tous les éléments placés dans une colonne sont reliés par un OU. Excel recherche donc les films joués par Gabin OU Willis OU Azéma. (Ici, OU est à prendre au sens de et/ou). Quant aux étoiles, elles représentent, dans les critères de recherche, un nombre quelconque de caractères. Ainsi, *Gabin* signifie : un nombre quelconque de lettres, puis GABIN, puis un nombre quelconque de lettres. Logique : le mot Gabin peut être n’importe où dans la liste des acteurs. Si vous inscrivez Gabin au lieu de *Gabin*, Excel ne cherchera que les fiches dont le champ Distribution contient uniquement le mot Gabin… et n’en trouvera aucune !

Ajoutez une condition

Compliquons un peu les choses. L’amateur de films évoqué au paragraphe précédent veut mettre moins de 12 euros par film. Il faut donc ajouter un second critère. Revenez sur votre champ de critères et complétez-le comme sur l’illustration ci-dessus. Donnez à ce champ de 2 colonnes x 4 lignes le nom PasTropCher. Revenez sur la feuille Titres et refaites les manipulations de l’étape ci-dessus en choisissant, cette fois, le critère PasTropCher. Vous ne devriez plus trouver que 9 films. L’explication est simple : tous les éléments d’une même ligne, dans une zone de critères, sont reliés par un ET. Excel cherche donc les films qui répondent au critère suivant (Acteur contient Gabin ET Prix < 12) OU (Acteur contient Willis ET Prix < 12)... Attention à une erreur classique : si vous n'écrivez <12 que dans la cellule B16, et que vous laissez vierges B17 et B18, Excel considérera que, pour les deux derniers acteurs, il n’y a plus de condition de tarif… et trouvera donc TOUS les films avec Willis ou Azéma, quel qu’en soit le prix. Vous le voyez : les champs de critères sont parfois complexes mais, avec un peu de pratique, ils vous permettent de répondre à n’importe quelle requête, aussi compliquée soit-elle.

Extrayez une partie de la base

Dans tous les exemples que vous avez traités jusque-là, vous n’obteniez qu’un affichage partiel de la base. Si vous voulez récupérer ces résultats, par exemple pour les copier dans un autre classeur, vous devez procéder autrement. Définissez votre champ de critères (cf étape 06). Dans la fenêtre de définition des critères, cochez l’option Copier vers un autre emplacement. Dans le champ Copier dans, saisissez l’adresse de destination (plus précisément, ladresse de la cellule placée en haut à gauche du champ où copier les résultats), puis cliquez sur OK. Notez que le champ de résultats ainsi obtenu est indépendant de la base initiale. Si celle-ci est modifiée, le champ de résultats ne sera pas mis à jour.