Si vous devez adresser un courrier, un faire-part de naissance ou une carte postale à vos amis, l’assistant Fusion et Publipostage de Word est tout à fait adapté à votre besoin. Dans notre exemple, nous allons créer une lettre
destinée à informer les adhérents d’une association de la prochaine sortie sportive.Cette lettre sera ensuite fusionnée à une liste existante de destinataires, saisie dans un fichier Excel. Ainsi, vous n’aurez pas à écrire autant de lettres que de destinataires
Etape 1 : définissez le type de votre document
1 Après avoir lancé Word, vous obtenez à l’écran un document vierge. Dans le menu Outils, choisissez l’option Lettres et publipostage puisLe volet d’Office, Fusion et publipostage, apparaît à droite de votre document. Les étapes suivantes s’effectueront à partir de ce volet.2 Dans la zone Sélection du type de document, cochez l’optionEn bas du volet Office, cliquez sur Suivante: Document de base.3 Dans la zone Sélection du document de base, cochez l’optionpuis cliquez sur Suivante : Sélection des destinataires.
Etape 2 : sélectionnez vos destinataires
1 Dans la zone Sélection des destinataires, cochez l’option suivante :2 Puis, dans la zone Utilisation d’une liste existante, cliquez surLa fenêtre Sélectionner la source de données est affichée. Par défaut, le dossier présenté est Mes sources de données. Ouvrez le dossier qui contient votre fichier Excel, ici Bureau, puis cliquez
sur son nom, par exemple ListeAdhérent.xls, et ensuite sur Ouvrir.3 Dans la fenêtre Confirmer la source de données qui apparaît, cliquez sur l’option Feuilles de calcul MS Excel via un DDE (*.xls), puis sur OK.4 Une nouvelle fenêtre Microsoft Excel s’affiche. Dans la zone Nom ou plage de cellules, sélectionnezpuis cliquez sur OK.5 La fenêtre Fusion et publipostage : destinataires s’affiche. Vous retrouvez les informations contenues dans votre fichier Excel, colonnes et lignes (voir l’illustration 1). Cliquez
sur OK.Remarque : il est possible de manipuler la liste (voir l’encadré page suivante).
Etape 3 : ecrivez la lettre modèle
1 Dans le volet d’Office, cliquez sur2 C’est dans la fenêtre Insérer un champ de fusion qui s’affiche, que vous allez constituer dans un premier temps, champ par champ, la partie adresse de votre publipostage. Pour cela, cliquez sur le premier
champ qui vous intéresse. Cliquez, par exemple, surPuis, cliquez sur le boutonEffectuez la même manipulation pour tous les champs concernés, ici Nom, Adresse, Cp et Ville, puis cliquez sur le bouton Fermer.3 Pour mettre en forme l’adresse de notre exemple (voir l’illustration 2), ajoutez un espace entre Prénom et Nom, puis entre CP et Ville. Placez
votre pointeur après la zone Nom, et appuyez sur la touche Entrée de votre clavier. Recommencez cette manipulation après avoir positionné votre pointeur après la zone Adresse.Pour positionner le corps de l’adresse, sélectionnez les lignes concernées, puis placez votre pointeur sur le taquet de retrait à gauche :Effectuez ensuite un cliquer-glisser jusqu’à la position souhaitée.4 Pour la formule de politesse, tapez Bonjour à l’endroit souhaité puis appuyez sur la touche espace de votre clavier. Comme au point 2 de cette étape, cliquez sur Autres éléments, puis
sélectionnez le champ Prénom et cliquez sur Insérer. Vous pouvez ainsi insérer d’autres champs (en doublon ou non) dans toute la lettre.5 Tapez ensuite le corps de votre texte et mettez-le en forme selon vos besoins.
Etape 4 : Visualisez votre publipostage
1 Pour obtenir un aperçu avant impression de votre publipostage, cliquez, dans le volet d’office, sur Suivante : Aperçu de vos lettres.2 Pour naviguer entre vos destinataires, dans la zone Aperçu de vos lettres, utilisez les boutons fléchésVous apercevez alors chacune des lettres personnalisées de votre publipostage (voir l’illustration 3).
Etape 5 : imprimez les lettres
1 Dans le volet d’Office, cliquez sur Suivante: fin de la fusion. Puis, dans la zone Fusion, cliquez sur2 La fenêtre Fusionner vers l’imprimante s’affiche. Etant donné que vous avez établi précédemment la liste de destinataires, choisissez l’option Tous, puis cliquez en bas de la fenêtre sur
OK.
Etape 6 : reprenez un précédent publipostage
Lorsque vous ouvrez un publipostage réalisé précédemment, un message vous informe que l’ouverture du document exécutera une commande SQL. Cliquez sur Oui. Il existe deux méthodes pour modifier un publipostage. Soit en
utilisant :Le volet OfficePar défaut, celui-ci n’apparaît pas. Si vous souhaitez l’afficher à nouveau, cliquez, dans le menu Outils, successivement sur les options Lettre et publipostage, puis Fusion et publipostage. Pour
rechercher les actions souhaitées, vous pouvez vous déplacer en cliquant, dans le bas du volet, sur Suivant ou Précédent.La barre d’outils Fusion et publipostagePour l’afficher, dans le menu Affichage, sélectionnez Barres d’outils puis Fusion et publipostage. Voici quelles sont les possibilités que vous offre cette barre d’outils :Vous pouvez afficher la liste des destinataires. Elle a, par défaut, la composition du dernier publipostage avec les filtres et les tris que vous avez précédemment définis. Pour cela, cliquez sur le boutonPour retravailler la liste, consultez l’encadré.Si vous souhaitez consulter chacune des lettres personnalisées, utilisez les boutons de navigationIci, le chiffre 2 indique que vous voyez la deuxième lettre de votre publipostage.Vous pouvez réaliser une copie globale des lettres de votre publipostage. Pour cela, cliquez surpuis, dans la fenêtre qui s’affiche, choisissez l’option Tous, et cliquez sur OK. A l’écran, vous voyez un document Word qui regroupe toutes les lettres de votre envoi. Enregistrez ensuite ce
document
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