Vous avez envie de modifier la présentation de la liste des messages ? Outlook propose des types d’affichage prédéfinis (voir notre conseil), mais si aucun d’eux ne vous convient, créez le vôtre et choisissez sa mise en forme et les informations à afficher, le tout avec le tri qui vous convient.Vous pouvez créer autant de présentations que vous voulez et les appliquer à tous les dossiers courrier ou à un en particulier
Brigitte Bourbé (Carm2i)
Étape 1 : Créez votre affichage
1 Dans le volet vertical Courrier, cliquez, dans la partie Tous les dossiers Courrier, sur le dossier de votre choix, par exemple Boîte de réception.2 Dans le menu Affichage, cliquez sur Réorganiser par, puis sur Affichage actuel et sur Définir les affichages :3 Vous retrouvez dans la liste de la zone Affichages pour le dossier les affichages standards d’Outlook. A droite de la liste, cliquez sur le bouton Nouveau.4 Dans la zone Nom du nouvel affichage, tapez Affichage personnel.Dans notre exemple, sélectionnez l’option Table de la liste Type d’affichage :Remarque : si vous souhaitez appliquer la mise en forme que vous allez définir à tous les dossiers, cochez l’option Tous les dossiers Courrier :Validez en cliquant sur OK.
Étape 2 : Choisissez les types d’informations
1 Pour définir les informations à afficher, cliquez dans la zone Description sur Champs :2 Une fenêtre présente deux listes : Champs disponibles et Afficher ces champs dans cet ordre. Cette dernière affiche le libellé des informations qui apparaîtront dans l’en-tête de colonne des messages. Voici comment la modifier.Ajoutez une informationDouble-cliquez sur son libellé dans la liste Champs disponibles.Supprimez une informationDouble-cliquez sur son libellé dans la liste Afficher ces champs dans cet ordre.Choisissez l’ordre d’affichageSélectionnez l’élément à déplacer dans la liste Afficher ces champs dans cet ordre, et cliquez sur le bouton Monter (ou Descendre) autant de fois que nécessaire :Dans notre exemple, les informations retenues sont les suivantes De, Objet, Pièce jointe et Reçu :Validez en cliquant sur OK.
Étape 3 : Définissez la mise en forme
1 Pour définir la présentation des messages, cliquez sur le bouton Autres paramètres :2 Vous pouvez modifier la mise en forme des parties suivantes :En-tête de colonneCliquez sur Police des colonnes, choisissez la police, puis validez en cliquant sur le bouton OK.Lignes du messageCliquez sur Police des lignes. Choisissez une mise en page et cliquez sur OK.Aperçu du messageLe contenu du message peut être affiché en choisissant le champ Message au point Ajouter une information de l’étape 2. Mais vous pouvez aussi choisir sa mise en forme, en utilisant les options de la zone Aperçu partiel :pour définir sa présentation, cliquez sur Police :et choisissez les options qui vous intéressent.Remarque : petit plus, la zone Couleur permet d’appliquer celle qui vous plaît (ici rouge) :cochez l’option Aperçu de tous les éléments :Validez en cliquant sur OK.l’aperçu du message peut s’afficher aussi dans un volet dont vous choisissez la position. Dans la zone Volet de lecture, nous avons coché, ici, l’option Bas :Validez en cliquant sur OK.3 Il est possible de modifier pour certaines informations soit le libellé de l’en-tête, soit leur format de présentation dans le message. Cliquez sur Format des colonnes :Voici trois exemples de ce que vous pouvez réaliser :Changez l’intituléDans la liste Champs disponibles, sélectionnez, par exemple, la valeur De. Tapez, dans la zone Intitulé qui devient accessible, le libellé de votre choix, ici Ecrit par :Remarque : le libellé de certains champs, Importance, par exemple, ne sont pas modifiables.
Personnalisez l’information Pièce jointe
La présence d’une pièce jointe est en général signalée par une icône :D’autres options d’affichage sont à votre disposition. Cliquez, dans la zone Champs disponibles, sur Pièce jointe puis, dans la zone Format, choisissez, ici, Oui / Non :
Choisissez le format d’affichage des dates
Dans la liste Champs disponibles, sélectionnez, par exemple, la valeur Reçu.La zone Format propose différents types d’affichage de date : choisissez celui qui vous convient. Nous avons choisi le jour en abrégé suivi de la date :Validez en cliquant sur OK.
Étape 4 : Définissez l’ordre de tri
Pour définir l’ordre d’apparition des messages, cliquez sur Trier :Cliquez sur la flèche de la zone Critère de tri des éléments et choisissez, dans la liste qui s’affiche, celui qui vous convient, ici Pièce jointe.Selon vos besoins, cochez l’option Croissant (ou Décroissant). Remarque : vous pouvez combiner jusqu’à quatre tris en utilisant également les zones 2e, 3e, 4e.Validez en cliquant sur OK.
Étape 5 : Appliquez l’affichage
1 Validez l’ensemble de vos choix définis dans les étapes 4 et 5 en cliquant sur le bouton Appliquer l’affichage de la fenêtre Affichage personnalisé.Les messages du dossier sélectionné au point 1 de l’étape 1 s’affichent avec la nouvelle présentation.2 Si, au point 4 de l’étape 1, vous avez coché l’option Tous les dossiers Courrier, cette présentation peut s’appliquer à n’importe quel dossier de votre choix.Sélectionnez-en un dans le volet Courrier puis choisissez, dans le menu Affichage, les options Réorganiser par puis Affichage actuel et enfin, ici, Affichage personnel.
Étape 6 : Gérez les affichages personnalisés
Reprenez les points 1 et 2 de l’étape 1. Sélectionnez, dans la liste Affichages pour le dossier, celui qui vous convient puis, selon vos besoins, continuez ainsi :Réutilisez un affichageVous avez créé un affichage qui vous plaît et vous souhaitez en créer un autre assez similaire. Plutôt que de refaire toutes les manipulations, dupliquez-le en cliquant sur Copier :Nommez-le et cochez, si nécessaire, l’option Tous les dossiers Courrier. Cliquez sur OK. Faites les modifications souhaitées, puis cliquez sur OK et Appliquer l’affichage.Supprimez (ou modifiez) un affichageUn affichage ne vous convient plus, deux solutions s’offrent à vous :
retirez-le de la liste en cliquant sur Supprimer. Validez en cliquant sur le bouton OK du message de confirmation, puis cliquez sur Fermer.
apportez-lui les changements souhaités en cliquant sur Modifier. Faites vos modifications et cliquez sur OK, puis sur Appliquer laffichage
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