Partager des documents Office

Vous avez créé des documents Word, Excel ou PowerPoint. Pour accéder à ces fichiers en tous lieux, vous pouvez bien sûr les copier sur une clé USB que vous emporterez avec vous. Mais, outre qu’elle est peu sûre, cette technique ne vous permet pas de laisser d’autres personnes ouvrir et modifier ces données. Une solution plus élégante consisterait à mettre ces documents en ligne en employant le service gratuit Office Live Workspace (OLW), dont la version bêta est déjà utilisable. Vous pourrez alors ouvrir et modifier vos documents de n’importe quel ordinateur connecté à Internet. Mais outre que les manipulations sont assez lourdes et parfois peu intuitives, il faudra vous armer de patience car les traitements sont lents. De plus, leur mise en place demande l’installation de plusieurs logiciels utilitaires et quelques redémarrages du PC. Il est vrai qu’il s’agit d’une version bêta…

Créez votre compte

Pour utiliser OLW, connectez-vous au site http://login.live.com. Si vous disposez déjà d’un compte Windows Live, tapez votre adresse de messagerie puis votre mot de passe et cliquez sur Connexion, sinon cliquez sur Ouvrir un compte et suivez les étapes de l’Assistant.

Accédez à la fenêtre principale

Lors de votre première utilisation, vous affichez la fenêtre principale de OLW. C’est là que seront regroupés tous les documents que vous allez créer ou ouvrir. À tout moment, vous pouvez revenir à cette fenêtre principale en cliquant sur le lien Documents en haut à gauche de l’écran.

Mettez des documents dans votre espace de stockage

Vous allez maintenant copier des fichiers (documents Word, classeurs Excel ou présentations PowerPoint) de votre disque dur vers votre espace de stockage en ligne. Cliquez sur le bouton (et pas sur le lien) Ajouter un document. Attention : en cliquant sur la petite flèche qui jouxte ce bouton, vous faites apparaître un menu qui vous proposera d’ajouter plusieurs documents à la fois. Évitez d’utiliser cette fonction, car elle provoque un plantage (au moins dans la version bêta). Parcourez l’arborescence, puis sélectionnez votre fichier sur le disque dur et cliquez sur Ouvrir. Après quelques instants, le fichier que vous avez choisi apparaît dans votre liste de documents.

Consultez ou modifiez un fichier

Si vous voulez seulement consulter le document, cliquez sur son nom dans la liste. Le fichier est ouvert dans une fenêtre d’aperçu. Maintenant, si vous voulez le modifier (à condition que vous ayez installé sur votre ordinateur le logiciel adapté à ce type de document : Word, Excel ou PowerPoint), cliquez sur Modifier. Le document, toujours en ligne, est alors ouvert avec le programme adapté. Vous utiliserez le troisième bouton, Enregistrer sous, si vous voulez conserver une copie de ce fichier sur votre disque dur (en d’autres termes, le télécharger).

Partagez un document

Pour donner le droit à des tiers de consulter ou de modifier vos documents, vous devez le partager. Pour cela, dans la fenêtre principale de OLW, cochez le document à partager et cliquez sur Partager, puis sur le lien Partager ce document. OLW ouvre un formulaire où figurent plusieurs champs. Inscrivez dans le champ Éditeurs les adresses mail des personnes autorisées à modifier le document et, dans le champ Lecteurs, celles qui ne peuvent que l’ouvrir. Ajoutez un éventuel commentaire et cliquez sur Envoyer. Après avoir reçu votre invitation par mail quelques minutes plus tard, vos correspondants pourront accéder à votre document en cliquant sur le lien. Pour utiliser ce service, tous doivent disposer d’un compte Windows Live.

Affichez l’historique

Pour savoir quelles modifications ont été apportées au fichier et avec qui vous l’avez partagé, cliquez sur le bouton Activités. Le volet de droite affiche l’historique des opérations. En cliquant sur Développer, vous agrandissez cette fenêtre en plein écran.