Liez des éléments Excel et un texte Word

Vous avez créé un tableau ou un graphique dans Excel et vous désirez les insérer dans un document Word. Plusieurs méthodes sont possibles, mais la plus pratique est la fonction Collage spécial, car toute modification du document Excel original sera automatiquement répercutée dans le document Word.
Patricia Frein (Carm2i)

Etape 1 : préparez les documents

1 Ouvrez dans Word le document qui va contenir les éléments provenant d’Excel (voir l’illustration 1).2 Ouvrez dans Excel le classeur qui contient le tableau et le graphique (voir l’illustration 2).

Etape 2 : insérez les éléments

1 A partir d’Excel, sélectionnez le tableau que vous voulez utiliser. Pour notre exemple, effectuez un cliquer-glisser de la cellule A3 à la cellule B6.2 Choisissez alors dans le menu Edition, l’option Copier.3 Dans la barre des tâches de Windows, cliquez sur le bouton permettant d’afficher le document Word qui a été ouvert dans l’Etape 1 :4 Dans le document Word qui s’affiche, cliquez à l’endroit où doit apparaître le tableau, par exemple :5 Choisissez dans le menu Edition, l’option Collage spécial.6 Dans la zone En tant que de la fenêtre affichée, Word propose différentes méthodes pour afficher le tableau.Pour que ce dernier puisse être modifié directement dans le fichier d’origine, cliquez sur l’option suivante :Puis cochez la caseValidez en cliquant sur le bouton OK. Le tableau s’insère à l’endroit désiré :7 Pour insérer le graphique, retournez dans le fichier Excel ouvert en cliquant dans la barre des tâches sur le bouton8 Dans la feuille, cliquez sur le graphique à utiliser, puis, dans le menu Edition, choisissez l’option Copier.9 Répétez les points 3,4 et 5 pour revenir dans Word et placez le graphique. Choisissez dans la zone En tant que, l’optionPuis cochez la case Coller avec liaison.Validez en cliquant sur le bouton OK.

Etape 3 : adaptez les éléments dans Word

Modifiez la tailleSi la taille du tableau ou du graphique n’est pas adaptée à la largeur ou à la hauteur du document, vous pouvez la modifier.Pour cela, cliquez sur l’élément, puis placez le pointeur sur l’une des poignées de dimensionnement qui se trouve sur les coins supérieurs ou inférieurs :Effectuez alors un cliquer-glisser vers l’intérieur de l’élément pour le diminuer ou vers l’extérieur pour l’agrandir.Placez les élémentsPar défaut, les éléments insérésse comportent comme un caractère de texte et non comme un objet : ce qui veut dire que vous ne pouvez pas les déplacer facilement dans la page. Pour cela, vous devez passer par la fonction Habillage.1 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l’élément, ici le tableau. Ensuite, dans le menu contextuel qui s’affiche, cliquez sur l’option Mettre en forme l’objet.2 En haut de la fenêtre affichée, cliquez sur l’onglet Habillage.Puis dans la zone Style d’habillage, cliquez surValidez en cliquant sur le bouton OK. Les poignées de dimensionnement, qui étaient carrées et noires, deviennent rondes et blanches.3 Répétez les points 1 et 2 pour le graphique.4 Pour placer le tableau et le graphique côte à côte, cliquez sur le tableau et effectuez un cliquer-glisser de ce dernier vers l’endroit désiré. Puis répétez ce point pour déplacer le graphique à droite du tableau (voir l’illustration 3).

Etape 4 : modifiez les éléments insérés

Mettez à jour le tableau1 Si vous voulez modifier le contenu du tableau ou sa présentation, double-cliquez sur le tableau dans la fenêtre Word. Excel et le fichier d’origine apparaissent en premier plan. Modifiez le contenu d’une cellule, ici la cellule B3 en remplaçant la valeur 30 par la valeur 40.2 Pour modifier l’apparence du tableau (format des caractères, couleur des cellules, bordures, etc. ), utilisez les fonctions d’Excel. Ici, la couleur de fond des cellules A3 à A6 est devenue bordeaux :3 Enregistrez les modifications en choisissant dans le menu Fichier, l’option Enregistrer. Puis fermez Excel. De retour dans Word, vous constatez que le tableau est mis à jour.Remarque : si le graphique est lié au tableau, ce dernier est également mis à jour.4 Si vous avez ajouté des données dans le tableau Excel après l’avoir inséré dans Word, ces dernières n’apparaîtront pas dans le document. Pour les afficher, double-cliquez dans le document Word sur le tableau. Puis dans Excel, sélectionnez à nouveau les cellules du tableau en incluant les colonnes et les lignes à ajouter ou en excluant celles dont vous ne voulez plus.Ici, vous voulez ajouter la ligne 7 dans le tableau. Pour cela, effectuez un cliquer-glisser de la cellule A3 à la cellule B7.Dans Fichier, choisissez l’option Zone d’impression et cliquez sur Définir. Enregistrez, et retournez dans Word.Mettez à jour le graphiqueDe la même manière que le tableau, vous pouvez modifier l’apparence du graphique. Pour cela, double-cliquez sur votre graphique. Dans le fichier d’origine qui s’ouvre dans Excel, double-cliquez sur les éléments du graphique (texte, légende, couleurs, etc. ) et modifiez ce que vous désirez. Enregistrez les modifications en choisissant dans le menu Fichier, l’option Enregistrer. Fermez ensuite Excel. Dans Word, c’est le graphique modifié qui s’inscrit automatiquement.Remarque : Il arrive parfois que la mise à jour ne se fasse pas automatiquement. Dans ce cas, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l’élément à mettre à jour, puis dans le menu contextuel qui s’ouvre, sur loption Mettre à jour les liaisons ou bien appuyez sur la touche F9 du clavier.