Quand vous rédigez un document, vous y insérez souvent des renvois ou des références bibliographiques. Pour ne pas être imposées aux lecteurs, elles sont souvent reléguées en bas de page ?” c’est la solution la plus pratique pour la personne qui consulte le document ?” ou carrément à la fin, ce qui ne perturbe pas la numérotation des pages. Word 2007 offre tous les outils nécessaires à la création et la gestion de ces renvois. Nous ne traiterons ici que les notes de bas de page, le principe étant le même pour celles de fin de document.
Passez en mode page
Les notes de bas de page ne sont visibles qu’en mode Page. Pour activer ce mode, cliquez sur le menu Affichage et, dans le Ruban, cliquez sur Page.
Ajoutez une note de bas de page
Une fois votre document ouvert, placez le point d’insertion à l’endroit où vous voulez placer le renvoi. Activez le menu Références et cliquez sur le bouton Insérer une note de bas de page. Le renvoi apparaît dans le texte sous forme d’un chiffre (1 pour la première note, 2 pour la suivante… ). Un volet s’ouvre sous un trait de séparation. Saisissez-y le texte de la note. Word ajuste automatiquement la hauteur de la zone de notes à son contenu. Pour valider, cliquez simplement dans le texte principal. Si vous souhaitez modifier la note, procédez comme pour le texte principal.
Supprimez une note
Si vous voulez effacer une note, sélectionnez son renvoi dans le texte et non la note elle-même, puis appuyez sur la touche Suppr. Toutes les notes suivantes sont automatiquement renumérotées.
Consultez facilement les notes
Pour voir le contenu d’une note, inutile de faire défiler votre texte jusqu’en bas de page : placez le pointeur de la souris sur le renvoi affiché dans le texte principal : la note apparaît dans une infobulle.
Naviguez de note en note
Si vous avez dispersé de nombreux renvois dans un long document, vous aurez peut-être du mal à les localiser. Le bouton Note de bas de page suivante peut être utile mais ne permet pas de revenir facilement aux notes précédentes. L’outil de navigation de Word, moins connu, est préférable. Pour l’activer, cliquez sur le bouton rond placé tout en bas à droite de la fenêtre de Word, sur la barre de défilement verticale, entre les deux doubles chevrons. Cliquez alors sur le bouton Parcourir par note de bas de page. Désormais, chaque fois que vous cliquez sur l’un des doubles chevrons, vous sélectionnez la note suivante ou précédente (plus précisément le renvoi vers cette note).
Changez le format des renvois
Word laisse une grande liberté dans la façon de présenter les renvois. Vous pouvez, par exemple, opter pour des lettres (a, b, c…), des chiffres romains ou choisir une numérotation ne commençant pas à 1. Pour accéder à ces options, activez le menu Références et cliquez sur le petit bouton en bas à droite de la zone Notes et bas de page (ici entouré en rouge) pour ouvrir la boîte de dialogue du même nom. Pour changer, par exemple, le type de numérotation, déroulez la liste Format de nombre et choisissez une autre option. Vous pouvez aussi choisir le chiffre attribué à la première de vos notes. Une fois vos réglages terminés, cliquez sur OK.
Évitez une rupture de paragraphe
La présence de notes réduit la hauteur de page disponible pour le texte et modifie donc la pagination du document. Pour éviter qu’un paragraphe soit coupé en deux par un saut de page, sélectionnez tout le document (Ctrl + A). Activez le menu Accueil et cliquez sur le petit bouton en bas à droite de la zone Paragraphe. Affichez l’onglet Enchaînement, cochez Lignes solidaires et validez par OK. Les paragraphes ne seront plus coupés.
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