10 astuces pour travailler plus vite avec Word

1. Basculez rapidement entre majuscules et minuscules

Si vous avez oublié de déverrouiller la touche Maj de votre clavier et saisi une phrase en majuscules, il est inutile de tout retaper. Sélectionnez le passage à l’aide de la souris et utilisez le raccourci clavier Shift+F3 pour modifier la casse instantanément.

2. Variez votre vocabulaire

Vous avez un mot sur le bout de la langue ou souhaitez éviter les répétitions ? Faites un clic droit sur le terme que vous voulez remplacer. Déroulez la liste des synonymes et choisissez le mot qui convient parmi les suggestions de Word. Il remplace aussitôt le texte d’origine.

3. Organisez le texte autour d’une image

Pour éviter que le texte ne se superpose à l’image, ou au contraire qu’il soit masqué par celle-ci, effectuez un clic droit sur l’illustration. Déroulez le menu Habillage dans le menu contextuel et survolez les différentes options avec le curseur de la souris de façon à obtenir un aperçu du résultat. Cliquez sur le style de mise en pages retenu pour l’appliquer au document.

4. Utilisez l’affichage adapté à votre document

Word propose différents modes d’affichage selon que vous souhaitez manipuler le texte ou peaufiner la mise en forme. Utilisez les trois boutons situés à droite de la barre d’état, en bas de fenêtre de Word, pour basculer rapidement entre les vues Page, Lecture et Web. Vous trouverez des options supplémentaires (Plan, Brouillon, Plusieurs pages) sur l’onglet Affichage du ruban d’outils.

5. Envoyez votre document par mail

Si vous êtes régulièrement amené à envoyer vos documents par mail, cliquez sur la flèche située après la dernière icône de barre d’outils Accès Rapide, à gauche de la barre de titre de Word. Cliquez sur Autres commandes, Courrier électronique et enfin sur le bouton Ajouter. Ce nouveau raccourci permet d’attacher le document courant à un mail en un clic !

6. Personnalisez les options de collage

Lorsque vous effectuez un copier-coller, vous pouvez choisir de respecter la mise en forme d’origine, d’adopter la feuille de styles du document de destination ou encore de ne conserver que le texte. Ces options s’affichent dans le menu contextuel, sous la commande Coller. Pour définir le comportement qui sera appliqué par défaut lorsque vous utilisez le raccourci Ctrl+V, activez l’onglet Accueil. Déroulez ensuite la liste Coller, cliquez sur Définir le collage par défaut et désignez l’option souhaitée.

7. Acceptez les modifications

Quand vous travaillez à plusieurs sur un document, les différents contributeurs peuvent y apporter des modifications. Celles-ci apparaissent dans le texte en couleur, barrées ou soulignées. Pour retrouver un document propre, activez l’onglet Révision, cliquez sur Accepter puis Accepter toutes les modifications et arrêter le suivi.

8. Insérez une image publiée sur Facebook

Pour intégrer à votre document une photo provenant de votre mur Facebook, placez-vous sur l’onglet Insérer et cliquez sur le bouton Image en ligne. Au bas de la fenêtre qui apparaît, cliquez sur le logo de Facebook, puis sur le bouton Connecter. Saisissez vos identifiants de connexion au réseau social, autorisez l’accès par Word à vos données personnelles et validez (Continuer en tant que…, puis Terminer). Les photos de vos albums Facebook seront dorénavant accessibles depuis la fenêtre Insérer, Images en ligne.

9. Vérifiez la compatibilité d’un document avec les versions de Word de vos correspondants

En tant qu’abonné au service Office 365, vous disposez en permanence de la version la plus récente de Word. Ce n’est peut-être pas le cas de vos amis et collègues. Avant de leur envoyer un document, assurez-vous qu’ils pourront l’afficher de façon fidèle sur leur PC. Depuis l’onglet Fichier, cliquez sur Vérifier l’absence de problèmes, puis Vérifier la compatibilité. Cochez les versions utilisées par les futurs destinataires pour afficher la liste des problèmes.

10. Supprimez une colonne dans un paragraphe tabulation

Si vous avez créé un tableau, il est très simple de supprimer une colonne. En revanche, si vous avez utilisé des marques de tabulation pour organiser les données, vous devez effacer à la main le texte superflu sur chacune des lignes du paragraphe. À moins de recourir à une fonctionnalité méconnue de Word ! Gardez la touche Alt du clavier enfoncée, cliquez au début de la « colonne » à supprimer, sur la première ligne, puis glissez la souris de façon à placer toute la colonne en surbrillance. Il ne vous reste qu’à appuyer sur la touche Suppr.