Le service de messagerie de Google regorge de fonctions cachées. Outre les certains paramètres qu’il faut aller activer manuellement, Gmail propose de très nombreuses fonctionnalités qui, une fois maîtrisées, vous permettront de profiter au mieux de la messagerie. Ceux qui utilisent Gmail au quotidien, pour des raisons personnelles et professionnelles, trouveront sans doute dans ces dix astuces un moyen d’améliorer leur productivité.
1. Annulez l’envoi d’un e-mail
Saviez-vous que Gmail permettait d’annuler après coup, l’envoi d’un courriel ? Nativement, la boîte de messagerie est configurée pour vous permettre d’annuler l’envoi d’un courrier électronique jusqu’à cinq secondes après avoir cliqué sur le bouton d’envoi. Vous pouvez augmenter ce délai et ainsi vous laisser une chance supplémentaire d’annuler l’envoi d’un e-mail avec une faute embarrassante en vous rendant dans les paramètres de la boîte.
Cliquez sur la roue crantée en haut à droite, puis entrez dans les Paramètres de la boîte.
Dans l’onglet Général, repérez la section Annuler l’envoi, et modifiez le délai d’annulation d’envoi en cliquant sur le menu déroulant affiché. Pour maximiser vos chances d’annuler un envoi, sélectionner un délai d’annulation de 30 secondes.
Après l’envoi d’un email, vous verrez s’afficher une boîte de dialogue en bas à gauche de la fenêtre. C’est depuis cette dernière que vous pourrez rappeler un courrier électronique envoyé par erreur.
2. Utilisez des raccourcis clavier
Google propose de nombreux raccourcis clavier pour naviguer et utiliser Gmail. Pour en profiter, il faut dans un premier temps les activer. Entrez dans les paramètres de la boîte en cliquant sur la roue crantée en haut à droite puis, dans l’onglet Général, faites défiler l’écran jusqu’à trouver la section dédiée aux raccourcis clavier pour l’activer.
Une fois les raccourcis activés, vous pourrez vous rendre sur la page dédiée pour découvrir et retenir les raccourcis les plus utiles à votre usage.
Vous y trouverez des raccourcis dédiés à la rédaction de messages, à la mise en forme du texte, à la navigation dans la boîte de réception, et même au contrôle des conversations Hangouts.
3. Paramétrez une réponse automatique
Vous prévoyez de vous absenter quelques jours et de déconnecter ? N’oubliez pas de configurer une réponse automatique. Vous pourrez y indiquer votre date de retour, diriger la personne qui vous a contacté vers un autre interlocuteur, ou en cas d’urgence, indiquer un autre moyen de vous joindre.
Pour l’activer, accédez aux Paramètres de Gmail et, depuis l’onglet Général, faites défiler l’écran tout en bas. Vous pourrez alors activer la réponse automatique et, si vous le souhaitez, configurer une date de début et de fin.
4. Gérez plusieurs boîtes mails dans une seule
Pourquoi se connecter à trois comptes mail différents lorsqu’il est possible de tout gérer depuis le même endroit ? Gmail intègre une fonction offrant la possibilité aux utilisateurs de configurer sa boîte pour qu’elle rapatrie les messages reçus sur d’autres boîtes.
Ouvrez les Paramètres de Gmail, et accédez à l’onglet Compte et importation. A la ligne Consulter d’autres comptes de messagerie, cliquez sur Ajouter un compte de messagerie.
En fonction du service mail utilisé, votre boîte Gmail sera en mesure d’importer tous les messages reçus sur cette dernière.
Encore mieux, lorsque vous avez configuré la consultation d’autres comptes de messageries, vous pourrez utiliser Gmail pour envoyer des emails en utilisant une autre adresse.
Il faudra pour cela sélectionner l’adresse à utiliser principalement depuis le menu Envoyer des e-mails en tant que, ou sélectionner l’adresse mail à la volée depuis la fenêtre de rédaction d’un message.
5. Affichez un volet d’aperçu
Beaucoup d’utilisateurs ne le savent pas, mais Gmail offre la possibilité d’afficher un volet d’aperçu dans sa boîte mail.
Une fois configuré, le volet d’aperçu vous permet d’afficher d’un côté la liste des messages présents dans la boîte de réception, de l’autre, l’aperçu du message sélectionné, une fonction bien plus pratique que l’affichage natif qui vous oblige à afficher un e-mail en pleine page et à revenir à la page précédente pour choisir le prochain message à ouvrir.
6. Déconnectez votre session à distance
Vous vous êtes connecté à votre boîte Gmail depuis un PC autre que le vôtre et vous craignez d’avoir oublié de vous déconnecter ? Pas de panique !
Gmail vous permet de déconnecter toutes les connexions actives à votre boîte mail, quel que soit l’appareil sur lequel vous vous êtes logué. Pour vous déconnecter d’urgence, descendez tout en bas de votre boîte de réception, puis dans le coin inférieur droit, sous la mention Dernière activité sur le compte, cliquez sur Détails.
Une nouvelle fenêtre s’ouvre et répertorie les dernières sessions actives sur votre compte. Vous y trouverez le type de navigateur utilisé, l’emplacement via l’adresse IP ainsi que la date de la connexion. Vous pourrez déconnecter facilement toutes les autres sessions Web de Gmail en cliquant sur le bouton en haut à gauche.
7. Créez des filtres
Certains courriers électroniques ont le don de vous mettre hors de vous ? Vous pouvez les filtrer très facilement et les envoyer directement à la corbeille sans les voir s’afficher dans votre boîte de réception. Pour cela, entrez dans les paramètres de la boîte mail, puis placez-vous sur l’onglet Filtres et adresses bloquées.
Cliquez ensuite sur Créer un filtre. Dans la fenêtre qui s’affiche, renseignez les champs pour définir une règle de blocage : vous pouvez bloquer un courrier en saisissant directement l’adresse e-mail de son émetteur, mais aussi indiquer des mots-clés qui, s’ils apparaissent, enverront directement le message dans le dossier Spam.
8. Découvrez qui a utilisé votre adresse email sans votre autorisation
La messagerie de Google ne fait aucune différence entre les adresses email intégrant un ou plusieurs points (.) dans sa syntaxe. Si votre adresse Gmail est au format Pré[email protected], un email envoyé à l’adresse Pré[email protected] arrivera également dans votre boîte de réception.
Dès lors, il devient assez facile d’identifier les sites qui revendent vos données malgré votre refus catégorique lorsque vous remplissez un formulaire en ligne. Au moment de renseigner votre adresse mail, rajoutez un ou plusieurs points à n’importe quel endroit de votre adresse Gmail.
Lorsque vous recevez un courriel suspect, vous n’aurez qu’à vérifier la syntaxe de votre adresse mail pour identifier l’auteur de la fuite.
9. Maîtrisez le moteur de recherche
Si retrouver un message précis se fait assez rapidement en saisissant un mot-clé dans le moteur de recherche de Gmail, il est possible d’améliorer les résultats de votre recherche en ajoutant des contraintes supplémentaires. Cliquez sur la petite flèche affichée au bout du champ de recherche.
Le moteur de recherche de Gmail se déploie et affiche toutes ses options. De là, vous pouvez très facilement configurer votre recherche pour n’afficher dans les résultats que les messages respectant strictement les conditions paramétrées.
10. Purgez votre boîte mail pour libérer de l’espace
Vous allez bientôt atteindre la limite de votre espace de stockage gratuit sur votre boîte Gmail ? Avant de supprimer à l’aveugle les derniers emails que vous avez reçus, vous pourrez trouver et supprimer rapidement les messages dont vous n’avez pas besoin à l’aide de ces six astuces pour libérer de l’espace sur votre boîte Gmail.
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