L’encyclopédie Encarta De Luxe 2000 de Microsoft contient un outil, nommé Organise-notes Encarta, permettant de recueillir et de structurer des informations qui serviront à réaliser, entre autres, des mémoires ou des exposés à partir d’éléments puisés dans l’encyclopédie. Dans notre exemple, ima-ginons que vous de-viez réa-liser un dossier sur l’Europe. Les informations (extraits de texte, graphiques, photos) qui vont servir à compléter ce dossier se-ront collectées dans l’encyclopédie Encarta et sur Internet, puis récupérées sous forme de fiches dans l’Organise-notes. Ensuite, nous agencerons ces différents renseignements sous forme de plan pour l’exporter dans un traitement de texte où vous pourrez effectuer les retouches nécessaires.Etape 1
Démarrez Encarta
Lors de la première utilisation d’Encarta, procédez à son installation sur votre PC en suivant les instructions. Après cette étape, lancez Encarta en insérant le CD-Rom numéro 1, puis cliquez sur
1. Pour ouvrir Word, cliquez, en bas de l’écran, dans la barre des tâches, sur
Puis sur
2.Dans le menu qui se déroule, cliquez sur
puis sur
Etape 2
Démarrez l’Organise-notes
Avant de commencer à collecter les informations, ouvrez l’outil Organise-notes.1. Choisissez, dans le menu
Outils
de la fenêtre Encyclopédie Encarta l’option
2. En bas de la fenêtre affichée, cliquez sur le bouton
3. Enregistrez le dossier Europe en choisissant, dans le menu
Fichier
, l’option
Enregistrer sous
. Cliquez sur le bouton
Continuer
. Sauvegardez ce fichier dans
C:Mes documents
. Cliquez dans la zone
Nom
et tapez, par exemple,
Dossier Europe
. Cliquez sur le bouton
Enregistrer
. Vous constatez que l’Organise-notes est composé de deux parties. La partie gauche affiche le plan du dossier :
et la partie droite affiche la première fiche à remplir :
Etape 3
Insérez un article dans une fiche
Vous pouvez recueillir des informations dans l’encyclopédie Encarta ou sur un site Internet. Chaque information (extrait d’un article, tableau, image, etc.) est stockée dans une fiche. Nous allons récupérer un paragraphe d’un article de l’encyclopédie.1. Vous souhaitez obtenir des informations sur l’Europe et l’Union européenne dans l’encyclopédie Encarta, et les récupérer. Pour cela, retournez dans l’encyclopédie tout en laissant l’Organise-notes ouvert en cliquant, dans la barre des tâches, sur le bouton
2. Recherchez des articles mentionnant le sujet traité. A gauche de l’écran, Encarta propose une zone permettant d’effectuer des recherches. Indiquez que votre recherche s’effectue sur des articles. Pour cela, cliquez, dans la zone
Choisissez un type d’information
, sur la flèche
Puis, dans la liste qui se déroule, cliquez sur
Vous constatez qu’en dessous de cette zone, toute la liste des articles contenus dans l’encyclopédie s’affiche. Pour affiner cette recherche, cliquez dans la zone
Rechercher
et tapez, par exemple,
Europe
. La recherche dans la liste est automatique. Cliquez, dans cette liste, sur l’article
3. Un plan de l’article s’affiche à gauche de l’écran et, à droite, l’encyclopédie propose d’autres articles, des liens Internet correspondant au sujet traité, etc. Si vous souhaitez, par exemple, connaître l’historique de l’Union européenne, cliquez dans le plan sur
L’extrait de l’article choisi s’affiche.4. Pour récupérer un extrait de cet article dans une fiche de l’Organise-notes, sélectionnez-le. Pour cela, placez le pointeur de la souris devant la première phrase, par
Puis, tout en maintenant lebouton gauche de la souris enfoncée, effectuez un cliquer-glisser jusqu’à la dernière phrase. Le texte sélectionné est mis en surbrillance grise.5. Mémorisez cette sélection en choisissant, dans le menu
Options
, la commande
Copier
. Encarta propose de copier soit tout l’article soit votre sélection. Cliquez sur la case
puis sur Copier.Insérez cet extrait dans l’Organise-notes. Pour cela, cliquez dans la barre des tâches sur le bouton
Dossier Europe-Organise-
Nommez la fiche dans laquelle vous allez copier l’extrait mémorisé. Pour cela, cliquez à droite de la fenêtre sur la zone 1 de la fiche
puis tapez, par exemple,
Naissance
. Le nom de cette fiche permet simplement de se repérer dans le plan mais n’apparaîtra pas dans la fiche.7. Copiez l’extrait en cliquant dans la zone 2 de la fiche
Puis cliquez sur
8. Une fois que l’extrait est inséré, le logiciel affiche un assistant permettant de citer la source où vous avez copié cet extrait. La source proposée est :
“Union européenne (UE)”, Encyclopédie Microsoft® Encarta® Edition 2000
. Cliquez sur
Suivant
, puis sur
Terminer
. Vous obtenez :
Vous pouvez alors saisir ou modifier les données de cette fiche.Etape 4
Insérez un tableau dans une fiche
Vous pouvez également copier des graphiques, des tableaux ou des photos dans une fiche. Pour notre exemple, nous allons copier un tableau qui se trouve dans la liste des médias. Attention, dans l’encyclopédie, les données sont affichées sous la forme d’un tableau mais vous perdez cette présentation dans les fiches.1.Vous souhaitez obtenir une chronologie de l’Union européenne. Cette information est disponible dans la partie de l’encyclopédie nommée Médias. Affichez à nouveau l’encyclopédie en cliquant dans la barre des tâches sur le bouton
2. Cliquez, en haut à droite de l’écran, sur le bouton
Une fois revenu dans le plan de l’article, cliquez à droite de la fenêtre sur
3. Dans la liste des médias proposée, cliquez, par exemple, sur
4. Pour mémoriser le tableau, choisissez dans le menu
Options
la commande
Copier
, puis cliquez sur
Copier
.5. Retournez dans l’Organise-notes en cliquant, dans la barre des tâches, sur le bouton :
6. Insérez une nouvelle fiche en cliquant, dans la fenêtre de l’Organise-notes, sur le bouton
Nouvelle fiche
7. Nommez la nouvelle fiche en tapant, dans la zone 1, par exemple, Chronologie. Cliquez dans la zone 2 et cliquez sur
Vous remarquez que le tableau est converti en paragraphe. Gardez en mémoire la référence du tableau en cliquant sur le bouton
Suivant
, puis sur
Terminer
.Etape 5
Insérez des données d’un site Internet
Vous pouvez également copier des données provenant de différents sites Internet référencés dans l’encyclopédie Encarta.1. Affichez à nouveau l’encyclopédie en cliquant, dans la barre des tâches, sur le bouton
2. Cliquez deux fois, en haut de l’écran, sur le bouton
Une fois que vous êtes revenu dans le plan de l’article Union européenne, cliquez à droite de la fenêtre sur
3. Cliquez sur le nom du site que vous souhaitez visiter. Pour notre exemple, cliquez sur
4. Un message d’avertissement s’affiche, cliquez sur le bouton
OK
.5. Le navigateur Internet installé sur votre poste s’ouvre, suivi d’une page vérifiant si la connexion du site souhaitée existe. Cliquez à nouveau sur le lien :
Europa- Recueil des traités
.6. Le site s’ouvre. Choisissez le traité dont vous souhaitez recueillir un extrait en cliquant sur son nom. Sélectionnez l’extrait, puis choisissez dans le menu
Edition
l’option
Copier
.7. Retournez dans l’Organise-notes en cliquant, dans la barre des tâches, sur le bouton
8. Insérez une nouvelle fiche en cliquant dans la fenêtre de l’Organise-notes sur le bouton
9. Nommez la nouvelle fiche en tapant dans la zone 1, par exemple, Extrait d’un Traité (Internet). Cliquez dans la zone 2 et cliquez sur
Dans l’assistant Référence qui s’affiche, cliquez sur
Ajouter une nouvelle source
, puis sur le bouton
Suivant
. Choisissez le type de source utilisé. Pour cela, cliquez dans la liste proposée sur
Cliquez sur
Suivant
. A partir de ce choix, l’assistant vous propose, en six étapes, d’indiquer différentes informations à propos de ce site. La plupart des ces données sont facultatives. Une fois que vous avez renseigné les différentes étapes, cliquez sur le bouton
Suivant
. Pour valider la référence, cliquez sur le bouton
Terminer
et à nouveau sur
Terminer
.Etape 6
Organisez les fiches
Une fois que toutes les informations ont été collectées, vous pouvez organiser et hiérarchiser vos idées dans l’Organise-notes.1. Pour commencer, indiquez le titre du dossier. Pour cela, cliquez dans la partie gauche de la fenêtre de l’Organise-notes sur le dossier
Dans la partie droite de cette fenêtre, cliquez dans la zone
et tapez, par exemple, L’EUROPE. Validez en appuyant sur la touche
Entrée
du clavier.2. Vous pouvez également, à partir de l’Organise-notes, créer les différentes sections et sous- sections qui vont structurer votre travail, et y classer les fiches créées précédemment. Pour créer le premier chapitre, cliquez sur le bouton
Nouvelle section
3. Vous constatez que le logiciel affiche une nouvelle section à la fin du plan. Nommez celle-ci en tapant, par exemple, GEOGRAPHIE. Validez en appuyant sur la touche
Entrée
du clavier.4. Refaites les mêmes manipulations que précédemment pour créer les sections
HISTOIRE
et
POLITIQUE
.5. Vous pouvez également créer des sous-sections. Pour cela, cliquez sur la section
GEOGRAPHIE
, puis sur le bouton
vous obtenez
Pour indiquer au logiciel que cette section est intégrée dans la précédente, cliquez sur le bouton
Nommez cette section en cliquant dans la zone à droite de la fenêtre et tapez, par exemple, Présentation. Validez en appuyant sur la touche
Entrée
du clavier. De la même manière, créez les sections
Milieu naturel, Population et Société
. Vous obtenez le résultat suivant :
6. Refaites les mêmes manipulationsque précédemment pour créer des sous-sections dans
HISTOIRE
et
POLITIQUE
:
7. Vous souhaitez maintenant classer les fiches dans les sections concernées. Pour cela, placez votre pointeur sur le nom de la fiche, par exemple
Naissance
. Puis effectuez un cliquer-glisser vers la section où la fiche doit être rangée. Vous constatez qu’un trait de couleur indique sa position :
vous obtenez, par exemple :
Classez les autres fiches.8. Enregistrez le plan en cliquant sur
Etape 7
Exportez les données
Une fois que tout le plan est organisé, vous pouvez l’exporter dans un traitement de texte, pour ensuite le compléter par vos commentaires, modifier la mise en page du document et retoucher la présentation.1. Pour exporter ce plan, choisissez, dans le menu
Fichier
, l’option
Exporter
.2. Dans la fenêtre affichée, indiquez où le fichier doit être archivé. Pour notre exemple, gardez le chemin
C:Mes documents
. Puis nommez le fichier en cliquant dans la zone
Nom
et en tapant Dossier Europe exporté. Vous constatez que le fichier est enregistré avec l’extension Rich Text Format
(*.rtf)
. Validez l’exportation en cliquant sur le bouton
Enregistrer
.3. Pour ouvrir ce fichier dans un traitement de texte, ouvrez d’abord celui-ci, puis choisissez dans le menu
Fichier
l’option
Ouvrir
. Dans la fenêtre qui s’affiche, cliquez sur la flèche de la zone
Type de fichier
. Puis, dans la liste qui se déroule, cliquez sur l’option
Rich Text Format (*.rtf)
ou
RTF (*.rtf)
selon le traitement de texte utilisé. Recherchez ensuite le fichier puis cliquez sur le bouton
Ouvrir
. Vous constatez alors que toutes les photos et le texte sont récupérés dans leur totalité, ainsi que le plan et les références des différentes fiches.
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