Poste de dépenses important, le coût d’utilisation d’une imprimante peut varier du simple au quadruple en fonction du modèle. Pourtant, de nombreuses entreprises n’ont aucune idée de ce qu’il peut représenter. En effet, l’achat de l’imprimante et sa maintenance dépendent souvent du service informatique, tandis que les consommables sont gérés par le service achat. Or, le calcul du prix de revient d’une imprimante, assez complexe, dépend de l’ensemble de ces paramètres.
Les constructeurs d’imprimantes et quelques professionnels indépendants proposent aujourd’hui des outils d’analyse des coûts d’impression. “Le prix des imprimantes couleur laser étant toujours très élevé : de 20 000 à 25 000 F, nous ne pouvons pas en installer dans chaque service. Nous avons donc décidé d’acheter une seule imprimante laser couleur HP LaserJet 4500 pour l’ensemble de nos services “, raconte Patrick Mazaingue, chef de projet de l’équipe bureautique et micro de Leroy Merlin. Le distributeur en bricolage, décoration et jardinage s’est équipé de MegaTrack, le logiciel édité par Danel Electronique. “Nous avions besoin de refacturer les coûts à chacun des services utilisateurs en fonction de leur consommation, explique Patrick Mazaingue. Le logiciel coûte 6 500 F ht [991 ?], mais nécessite au minimum une journée de prestation pour l’installer.” Pour le moment, la société n’utilise qu’une version de démonstration de Mega- Track et attend avec impatience l’installation de la version finale. “Non seulement, nous avons une idée exacte de qui utilise l’imprimante et dans quelle proportion, mais c’est à chaque service de respecter son budget. Ce qui évite toute utilisation excessive de l’imprimante et diminue la dépense globale en consommables “, confie le chef de projet.
Le coût élevé des consommables, un faux problème
Les entreprises ont d’ailleurs tendance, en premier lieu, à chercher l’économie sur les consommables. Souvent parce que c’est aussi le poste de dépenses le plus flagrant. Ce qui n’est pas forcément une bonne idée. “Un papier de mauvaise qualité dégrade sensiblement les imprimantes. Non seulement parce qu’il est plus épais, mais aussi par son taux d’humidité, souligne Robert Lamiral, président directeur général de Europhiprint (18 personnes et 16 millions de francs, 2,44 millions d’euros, de chiffre d’affaires), une société spécialisée dans l’édition, la communication et l’impression. L’humidité pollue les machines. Elle peut multiplier par deux leur taux de pannes et réduire de 20 à 30 % leur durée de vie ! Attention également au stockage du papier, même de qualité. Une différence de température entre la réserve et les bureaux augmente le taux d’humidité.” Pour sa part, le PDG de Europhiprint a choisi de s’équiper chez 4A/Paralel. Imprimantes bureautiques ou professionnelles, tout le matériel de ce spécialiste de l’impression est de seconde main. “Les prix sont en moyenne de 40 à 50 % moins chers pour du matériel de moins d’un an. Les machines présentent un taux d’usure de 20 à 30 %, ce qui reste négligeable, explique Robert Lamiral. Par contre, je n’achète pas les cartouches d’encre ou les toners en déstockage. Pour une plus longue durée de vie, les machines doivent fonctionner avec des consommables d’origine.”
Des imprimantes plus rapides, de meilleure qualité et plus économiques apparaissent régulièrement sur le marché. De plus, mieux vaut investir dans une imprimante réseau que dans plusieurs petits matériels, certes peu chers à l’achat, mais qui entra”nent des coûts de maintenance élevés. Pour assurer le renouvellement de son parc, Europhiprint recycle ses imprimantes de production pour la bureautique dès que les nouvelles technologies sont disponibles en seconde main. “Nous revendons également nos vieux modèles à 4A/Paralel qui en récupèrent certaines pièces “, raconte Robert Lamiral.
La location peut également être une solution, surtout lorsqu’elle inclut le prix des consommables. “Pour une imprimante laser couleur de 40 000 F, il faut compter près de 35 000 F de consommables par an, soit 2,41 F par page. En location, cette imprimante coûte 2 000 F ht, plus 0,80 centime la page soit, pour 20 000 pages par an, un coût de 2 F par page. Ce prix semble très élevé par rapport à celui annoncé par les constructeurs. Ces derniers estiment le coût pour un taux de recouvrement de 5 %, (surface de la page imprimée), ce qui correspond à l’impression d’une lettre. En réalité, les entreprises utilisent les imprimantes couleur pour des présentations, avec PowerPoint ou autres. Le taux de recouvrement de la page est alors bien supérieur à 5 % ! “, remarque Thomas Chejfec, responsable informatique de l’entreprise de travaux publics Spie Trindel.
Les équipements multifonctions, une solution avantageuse
Depuis quelque temps, on trouve des équipements multifonctions, à la fois copieur et imprimante, mais aussi fax et scanner. “Nous louons un de ces photocopieurs numériques qui permettent d’imprimer depuis le réseau. Pour le moment, nous avons évalué une économie de 30 à 40 %, essentiellement due à un amortissement sur les consommables “, raconte Patrick Mazaingue, de Leroy Merlin. Leur prix varie de moins de 5 000 F (762,25 ?), pour le bas de gamme, à plusieurs dizaines de milliers de francs. Enfin, de plus en plus de sociétés de services, comme Ikon Office Solutions, proposent des services d’audit et de conseil pour rationaliser les flux d’impression. Où disposer les imprimantes ? Quelle technologie pour quelle utilisation ? Le service coûte de 2 500 à 2 800 F (de 381 à 427 ?) la journée.
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