Quicken 2000, d’Intuit Service, est un gestionnaire de budget capable de gérer plusieurs comptes à la fois ainsi que des portefeuilles boursiers, mais aussi de planifier des emprunts à long terme. Dans notre exemple, nous allons voir comment remplir votre compte et le gérer de façon à l’équilibrer en utilisant la fonction de rapprochement bancaire, c’est-à-dire en comparant vos opérations avec les relevés de votre banque.Etape 1
Démarrez Quicken 2000
1. Pour lancer le logiciel, cliquez dans la barre des tâches sur
Puis placez votre pointeur sur le sous-menu
3 Après l’ouverture du logiciel, un assistant s’affiche, vous aidant, à travers différentes étapes, à créer votre compte. Cliquez sur le bouton Suivant.
4La première étape consiste à répondre à un questionnaire en cochant les cases. Ici, cochez les cases suivantes :
Cliquez sur le bouton Suivant.
5 La deuxième étape permet d’indiquer le nom de votre compte. Dans la zone
Nom du compte
, tapez par exemple Compte bancaire. Cliquez sur
Suivant
.
6 Lors de la troisième étape, vous pouvez signaler au logiciel si vous souhaitez effectuer un suivi de la TVA. Pour notre exemple, cochez la case
7 La quatrième étape permet de préciser dans quelle devise vous souhaitez gérer le compte. Pour cela, cliquez sur la flèche de la zone
Devise
. Une longue liste de devises se déroule, parmi lesquelles vous trouverez le franc français et l’euro. Pour notre exemple, cliquez sur la devise
Cliquez sur le bouton
Suivant
.8 La cinquième étape indique à Quicken si vous débutez votre compte par rapport à un relevé bancaire ou non. Pour notre exemple, cliquez sur la case
Cliquez sur le bouton
Suivant
.
9 Précisez, dans la sixième étape, la date et le montant du dernier relevé bancaire. Pour cela, dans la zone Date de fin du relevé bancaire, cliquez sur le bouton
Le calendrier du mois actuel s’affiche. Indiquez que le relevé date du 31 janvier 2000 en cliquant sur le bouton situé en haut à gauche du calendrier :
Le calendrier du mois de janvier s’affiche, cliquez sur le numéro
31
. Vous obtenez :
Puis cliquez dans la zone Solde final du relevé et tapez, par exemple :
Cliquez sur le bouton
Suivant
.
10 Un récapitulatif des informations précisées précédemment apparaît. Vérifiez qu’il n’y a pas d’erreurs. S’il y en a, vous pouvez les corriger à cette étape. Les informations pourront aussi être modifiées ultérieurement. Pour continuer, cliquez sur le bouton
Suivant
, puis sur
Terminé
. Un relevé de compte apparaît à l’écran. Vous constatez que le logiciel a inscrit au début du relevé le solde initial de votre compte.
Etape 2
Entrez les opérationsVous venez de définir votre compte et vous souhaitez maintenant entrer des transactions comme des dépôts, des retraits, etc.
1 Vous voulez inscrire le virement de votre paye, qui est de 12 364,60 francs. Pour cela, indiquez d’abord la date du dépôt en cliquant dans la colonne
Date
. Puis, sur la ligne sélectionnée par défaut, tapez 02/02/2000. Passez à l’étape suivante en appuyant sur la touche
Tabulation
du clavier (située à gauche de la touche
A
).
2 Quicken ouvre une liste proposant les différents types de paiements utilisés (chèque, carte, virement, dépôt, etc). Pour notre exemple, cliquez sur le type de paiement
Vous obtenez :
Appuyez sur la touche
Tabulation
du clavier.
3 Précisez le nom de l’entreprise qui vous paie. Tapez, par exemple,
Ma Société
. Appuyez sur la touche
Tabulation
du clavier.
4 Vous constatez que le logiciel atteint directement la colonne des dépôts où vous indiquez la somme du virement. Tapez 12364,60. Appuyez sur la touche
Tabulation
du clavier.
5Indiquez la catégorie dans laquelle vous classez cette opération. Les plus courantes sont déjà proposées dans une liste déroulante. Cliquez sur la catégorie :
6 Une fois que toutes les informations sont entrées, cliquez sur le bouton
situé dans la ligne de l’opération.
Le résultat final de cette opération est représenté dans l’illustration ci-dessus. En utilisant la même méthode, entrez les opérations suivantes :
? le 02/02/2000, paiement par carte de carburant chez Esso pour un montant de 284,25 F ;
? le 04/02/2000, retrait en espèces d’un montant de 300 F ; le 04/02/2000, retrait en espèces d’un montant de 300 F ;
? le 04/02/2000, dépôt d’un chèque de Michel pour un montant de 554,60 F.
Etape 3
Rapprochez votre compte
Cette opération permet de synchroniser les enregistrements de votre compte Quicken avec vos relevés bancaires. Ce rapprochement englobe à la fois les opérations de la période couverte par votre relevé de compte actuel et les opérations traitées avant cette période.
1 En haut du relevé, cliquez sur Rapprocher …
2 Dans la fenêtre qui s’affiche, vérifiez le solde initial proposé par défaut dans le logiciel et celui proposé sur le relevé bancaire
3. Précisez le solde final indiqué sur le relevé bancaire en cliquant dans la zone
Solde final
. Tapez par exemple 14651,00. Validez en cliquant sur
OK
. Le logiciel divise l’écran en trois parties. A gauche, il propose la liste de tous les paiements et chèques qui sont débités de votre compte. En haut à droite, il affiche les dépôts qui sont crédités sur votre compte. Enfin, en bas à droite, le récapitulatif des soldes initial et final ainsi que la différence entre les deux :
Pour effectuer le rapprochement, vous devez pointer dans les listes les mêmes opérations qui ont été débitées ou créditées sur votre relevé. Pour notre exemple, pointez le retrait de 300 francs en espèces et le dépôt de 12 364,60 francs. Placez votre pointeur dans la liste des
Paiements et chèques
et cliquez dans la colonne
Pnt
de la ligne souhaitée. Vous obtenez :
5 Placez votre pointeur dans la liste des dépôts et cliquez dans la colonne Pnt de la ligne souhaitée. Vous obtenez :
Vous constatez qu’au fur et à mesure que vous pointez les opérations, le logiciel ajuste les soldes jusqu’à obtenir une différence nulle :
6 Une fois que vous avez fini de pointer et que la différence est nulle, cliquez sur le bouton
Terminer
.
7 Une fenêtre s’affiche vous indiquant que le rapprochement est terminé. Vous pouvez imprimer un rapport en cliquant sur
Oui
.
8 Nommez le rapport en tapant, dans la zone
Titre du rapport (facultatif)
, par exemple : Rapprochement du 05/02/00. Puis choisissez les transactions qui doivent être imprimées. Pour cela, cochez par exemple la case
mprimez en cliquant sur le bouton
Imprimer
, puis sur le bouton
OK.
Etape 4
Résolvez les problèmes
Il arrive parfois que vous ne puissiez pas rapprocher le relevé bancaire de votre compte Quicken. Voici les solutions.
1 Pour notre exemple, vous allez à nouveau effectuer un rapprochement. Pour cela, cliquez sur le bouton
Vérifiez que le solde initial est de
14651,00
dans la zone
Solde initial
.
2 Dans la zone appelée
Solde final
, tapez par exemple 14116,00. Validez en cliquant sur le bouton
OK
.
3 Sur le relevé bancaire on vous indique qu’il y a deux opérations débitées. La première concerne l’achat du carburant, que vous pointez dans la liste
Paiements et chèques
.
4 Une fois l’opération pointée, vous constatez que la deuxième opération n’existe pas dans les listes. Cette opération est le paiement, par exemple, d’un repas de 250 francs au restaurant Aux Bons Plat, payé par carte le 06/02/ 2000. Vous pouvez l’ajouter en cliquant en haut de l’écran sur le bouton
Remplissez le relevé. Cliquez sur
F
pour le mettre à jour. Pour retourner au rapprochement, cliquez sur
Revenir au rapprochement
, situé à droite de la ligne de saisie. La nouvelle ligne s’ajoute alors dans la liste
Paiements et chèques
. Pointez la nouvelle ligne, puis cliquez sur le bouton
Terminer
.
6 Une fenêtre s’affiche, indiquant qu’il reste une différence de 0,75 franc. Il est possible qu’une erreur de frappe se soit glissée dans l’une des deux sommes pointées. Lorsque le montant de cette différence est très important, passez au numéro 8 de cette étape. En revanche, lorsque le montant s’avère minime, passez aux numéros 9 et 10 de cette étape.
7 Si le montant de la différence est très important, n’hésitez pas à rechercher où cette erreur est survenue dans le montant des opérations et à la modifier en cliquant sur le bouton
Annuler
situé en haut de l’écran.
8 Recherchez l’erreur et effectuez la modification. Retournez dans l’écran de rapprochement en cliquant sur le bouton
Revenir au rapprochement
, puis cliquez sur le bouton
Terminer
.
9Si le montant de la différence n’est pas très important, ajustez le solde initial au solde final. Pour cela, Quicken va créer dans votre compte une opération nommée
Transaction d’ajustement
, qui va ajouter ou soustraire le montant de la différence constatée sur votre compte. Commencez par dater l’ajustement au 06/02/2000 puis, pour effectuer cet ajustement, cliquez sur le bouton
Ajuster
. Dans la fenêtre qui s’affiche, cliquez sur le bouton Non. Vous constatez que dans le relevé Quicken, l’opération nommée
Ajustement au solde
s’est ajoutée à la date du 06/02/2000 (voir l’illustration page 37)
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