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System One : la sémantique et le Web 2.0 mènent à la naissance du document
Cela commence par un choc visuel. Le produit de l’Autrichien System One aurait pu être un wikiblog comme il y en a tant. Mais les techniques, fonctions et usages liées au Web 2.0 ont transformé le produit en une solution
idéale pour créer des documents et partager des connaissances en entreprise : fils RSS, utilisation massive d’Ajax, intégration d’un moteur de recherche open source (Lucene)…Ainsi, au moment où l’utilisateur tape le titre de son ‘ post ‘, apparaît en bas de page le nombre de documents (e-mails, pages Web…) comportant les mêmes mots, les personnes ayant créé les
documents, etc. Outre l’analyse automatique des pages à des fins de classement, la création manuelle de liens au sein de la page est un jeu d’enfant. De même que l’attachement des caractéristiques de sécurité à tout ou partie de
chaque post.Cerise sur le gâteau, System One utilise une bonne part des standards liés au Web sémantique pour replacer chaque document dans son contexte. Dans le département innovation d’une grande société d’assurances, il séduit
après un bref aperçu. ‘ Le produit pourrait servir dans le cadre d’un projet de gestion des connaissances lié aux départs massifs à la retraite des baby boomers. ‘Inconvénient : ‘ C’est un couteau suisse. Il risque de se révéler trop cher si l’on n’utilise que quelques-unes de ses capacités. ‘ L’éditeur autrichien
propose son produit dans une appliance. Même si le tout peut être hébergé en fonction des demandes du client.
Koral : la gestion de documents devient un jeu d’enfant
Le partage de documents est un grand classique du Web 2.0. Que ce soit le partage de photos avec Flickr, celui de vidéos avec Youtube, etc. Pas de raison que cela n’inspire pas les éditeurs d’outils de gestion
documentaire. Koral s’est donc attelé à la tâche. Et cela donne un service sur Internet pour ‘ stocker, partager, rechercher et synchroniser ‘. Un service que les participants à la conférence
Office 2.0 estimaient être totalement complémentaire du produit de System One.Une fois inscrit, le chef de projet ou le documentaliste envoie une invitation par e-mail pour donner accès ?” en lecture et/ou écriture ?” à un espace de travail particulier. Il ne reste plus qu’à le peupler
de documents. Au moment de son chargement, il est demandé de décrire le document (titre et phrase), puis de le caractériser avec des tags (ou des mots-clés). Comme il est coutume depuis la généralisation des moteurs de recherche comme Google
Desktop, on se passe de spécifier une appartenance à un service ou à un dossier.Une fois le document en ligne, il est possible d’ajouter des commentaires, de voter sur la qualité du contenu. Les membres d’un groupe de travail sont autorisés à s’abonner au document qu’ils visualisent,
mais aussi à tous les fichiers susceptibles de concerner l’un des mots-clés attachés au document. En cas de modification du contenu ou de l’arrivée d’un document répondant aux critères, le salarié est averti par courriel. Un
système de visualisation des documents évite de télécharger inutilement une pièce sur son poste de travail.
Foldera : le travail de groupe comme seul objectif
Avec Foldera, pas de tableur, pas de traitement de texte. Il s’agit ici de favoriser la collaboration. C’est-à-dire ‘ accéder et gérer les applications, les équipes, les activités et
l’information, le tout trié par projet ‘, selon la définition de ce fournisseur de services. Pour atteindre ce but, Foldera dote l’utilisateur d’un dossier d’activité (Activity Folder). Celui-ci
contient tous les documents, tâches, et courriels attachés à un groupe de travail.Ainsi, un message envoyé par un membre d’un groupe sera relié automatiquement au ‘ folder ‘ correspondant. Sont aussi fournis un espace de stockage sécurisé, équipé d’un système de gestion des
versions, ainsi que des fonctions pour affecter les tâches aux différents participants. Et, plus classique, un calendrier (vision des événements au jour le jour, par semaine, ou par mois), ainsi qu’un espace de discussion, dont le contenu est
attaché et archivé à l’Activity Folder pertinent.Dans la version gratuite, accessible aux seuls bêta-testeurs choisis, la capacité de stockage est limitée à 1 Go. Concernant les futures évolutions du service, une messagerie instantanée est en préparation. Sans compter
qu’il sera possible, pour tout membre d’un groupe de travail, de s’abonner à un fil RSS afin de suivre les modifications apportées au dossier. Enfin, un système spécifique de partage de photos est prévu.
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