Des longs documents plus lisibles

Que ce soit pour un rapport de stage ou un dossier d’appel d’offres, une présentation claire et bien pensée est toujours un atout (voir l’illustration 1). Voici comment créer un plan, une table des matières, un index et ajouter des en-têtes.
Mélanie Bourdon (Carm2i)

Étape 1 : appliquez un style

Les styles de paragraphes préenregistrés permettent de mettre en forme rapidement votre texte. Dans un premier temps, vous allez utiliser les styles prédéfinis de Word. Ensuite, vous créerez vos propres styles.Utilisez un style prédéfiniAvant de saisir votre texte, dans le bloc Style de l’onglet Accueil, cliquez sur l’un des styles choisi pour votre dossier, par exemple Titre 1 :puis saisissez votre texte. Pour cet exemple, vous obtenez :Remarque : pour obtenir plus de styles, cliquez sur la flèche descendante située en bas à droite de la liste des styles :Définissez un style1 Saisissez un titre et mettez-le en forme (voir l’illustration 2) :
pour modifier la police : dans le bloc Police de l’onglet Accueil, cliquez sur le premier menu déroulant puis sur la police choisie. Cliquez sur le second menu déroulant pour définir la taille du texte.
pour modifier le style et la couleur des caractères : dans le bloc Police de l’onglet Accueil, cliquez sur les options Gras, Italique ou Souligné. Pour modifier la couleur, cliquez sur le menu déroulant Couleur puis sur la nuance de votre choix.
modifier la disposition des paragraphes : dans le bloc Paragraphe de l’onglet Accueil, cliquez sur l’une des quatre options Aligner le texte à gauche, Centrer, Aligner le texte à droite ou Justifier.
numérotez vos titres : cliquez sur Liste à plusieurs niveaux puis sur l’une des options de la partie Bibliothèque de listes :2 Sélectionnez le titre mis en forme. Cliquez sur la flèche descendante à droite des styles prédéfinis. Cliquez sur l’option Enregistrer la sélection en tant que nouveau style rapide. Dans la zone de saisie Nom, renommez ce nouveau style, par exemple Dossier titre 1. Cliquez sur Modifier. Dans la nouvelle fenêtre, cliquez sur le menu déroulant Style basé sur puis sur le niveau de votre titre, ici Titre 1. Enfin, cliquez sur OK.Remarque : votre style est à présent visible dans la zone Styles prédéfinis. Pour l’utiliser, reprenez la partie Utilisez un style prédéfini de cette étape. La numérotation se fait automatiquement.

Étape 2 : utilisez un sommaire

Pour s’y retrouver rapidement dans un long document, un sommaire est indispensable. Si vous modifiez votre document, vous devez mettre à jour votre sommaire.Créez un sommaireDans votre document, cliquez à l’endroit où vous souhaitez insérer une table des matières.Dans le bloc Table des matières de l’onglet Références, cliquez sur Table des matières puis sur Insérer une table des matières. Dans le menu déroulant Formats, cliquez sur une des options proposées. L’aperçu est visible dans le cadre en haut à gauche. Lorsque votre choix est fixé, cliquez sur OK (voir l’illustration 3).Remarque : votre table s’insère automatiquement. Le numéro de page s’inscrit à droite des titres.Mettez-le à jourDans le bloc Table des matières de l’onglet Références, cliquez sur Mettre à jour la table. Dans la nouvelle fenêtre :
Si vous n’avez modifié que le corps du texte : cochez Mettre à jour les numéros de page uniquement.
Si vous avez ajouté de nouveaux titres : cochez Mettre à jour toute la table. Puis cliquez sur OK.

Étape 3 : générez un index

Si votre dossier est relativement long, l’emploi d’un index permet au lecteur de s’y retrouver encore plus rapidement.Indexez un motLorsque votre dossier est terminé, repérez un mot qui doit être indexé. Sélectionnez-le.Dans le bloc Index de l’onglet Références, cliquez sur Entrée.Dans la nouvelle fenêtre, vérifiez que l’option Page en cours est cochée. Cliquez sur Marquer tout, ainsi à chaque fois que ce mot est inscrit dans une page de votre dossier, celle-ci est référencée dans l’index. Cliquez sur Fermer.Recommencez cette étape pour tous les mots à référencer.Remarque : lorsque vous cliquez sur Marquer tout, l’option Afficher tout est automatiquement cochée dans le bloc Paragraphe de l’onglet Accueil :Vous voyez apparaître à droite de votre mot deux accolades :Ces marques ne sont pas visibles à l’impression.Constituez un indexDans votre document, cliquez à l’endroit où l’index doit être inséré.Dans le bloc Index de l’onglet Références, cliquez sur l’option Insérer l’index.Dans le menu déroulant Formats, cliquez sur le style d’index qui vous convient. Un aperçu est visible en haut à gauche.A droite de cet aperçu, cliquez sur le menu déroulant Colonne et saisissez le nombre de colonnes qui vous convient. Pour finir, cliquez sur OK (voir l’illustration 4).Insérez une nouvelle entréeReprenez Indexez un mot de cette étape puis cliquez dans votre index. Dans le bloc Index de l’onglet Références, cliquez sur Mettre à jour l’index.Supprimez une entréeSupprimez une seule référence d’une entrée : si vous souhaitez supprimer l’indexation d’un des mots. Par exemple si Réseau est référencé aux pages 2, 7 et 18. Vous pouvez supprimer son référencement page 7. Pour cela, supprimez les accolades ajoutées à droite du mot à ne pas référencer.Remarque : si les accolades ne sont pas visibles, cliquez sur Marquer tout dans le bloc Paragraphe de l’onglet Accueil.Supprimez une entrée : vous pouvez, bien sûr, supprimer chaque référencement du mot ou, lorsque votre indexation est terminée, supprimer manuellement le mot et ses références de l’index.Attention : si vous avez opté pour la deuxième solution et que vous mettez à jour l’index, le mot réapparaît.

Étape 4 : ajoutez un en-tête

Dans le bloc En-tête et pied de page de l’onglet Insertion, cliquez sur En-tête. Choisissez l’un des styles proposés et cliquez dessus.Selon le modèle, une à trois zones de textes apparaissent en haut des pages. Un nouvel onglet Création est visible en haut. Vous pouvez y définir différents paramètres de vos en-têtes :
Si vous souhaitez un en-tête différent pour les pages paires et les pages impaires : dans le cadre Options, cochez la case Pages paires et impaires différentes.
Pour définir la position de l’en-tête : dans le cadre Position, cliquez sur le menu déroulant En-tête à partir du haut et tapez la distance, en centimètres, entre le haut de la page et l’en-tête.Cliquez sur une zone de saisie en haut d’une page et tapez votre texte. Recommencez pour les autres, si nécessaire.